每個員工入職的時候公司都會要求其提交很多材料,，但提交后往往就塵封在了公司的檔案中無人問津,。有些重要材料的期限其實是很關鍵的，一旦到期未處理,，可能會給公司帶來風險,。

比如勞動合同到期。公司與員工簽了幾年的勞動合同,，雙方合作愉快，快樂的時光總是短暫的,，結果合同到期了公司也沒注意，繼續(xù)用工,。這時候員工就可能會以公司沒有與其簽訂勞動合同要求補償,。根據(jù)《勞動合同法》的規(guī)定，勞動合同期滿終止,，勞動者仍在原用人單位工作，用人單位未表示異議,，雙方之間存在一種事實上的勞動關系,。此時應該按照《勞動合同法》的規(guī)定簽訂書面勞動合同,，不及時簽訂的,，應支付二倍工資,。司法實踐中也有支持支付二倍工資的觀點,。例如廣東省高級人民法院,、廣東省勞動人事爭議仲裁委員會《關于審理勞動人事爭議案件若干問題的座談會紀要》（粵高法〔2012〕284號）第14條規(guī)定：“勞動合同期滿后，勞動者仍在原用人單位工作,，超過一個月雙方仍未續(xù)訂勞動合同,，勞動者根據(jù)《勞動合同法》第八十二條第一款規(guī)定要求支付二倍工資的,，應予支持,?！惫疽粫r不慎,，就可能會面臨補償?shù)娘L險。更嚴重的是,，在集中招聘的情況下,，大量員工的合同會在一段時間內(nèi)陸續(xù)到期,，如果公司沒有及時注意到問題，可能會面臨一大批中層骨干合同到期出走,，流失大量中堅力量的問題,，這無疑會對公司造成巨大損失,。對于員工而言，及時了解到自己的勞動合同即將到期也有利于提前做好職業(yè)規(guī)劃,，可以與公司協(xié)商好續(xù)簽合同還是到期離開,。招聘

此外員工的身份證件到期也會帶來不少麻煩，比如在勞動合同期間，員工的身份證過期了,，可能會影響公司為其繳納五險一金,。外籍員工的有效證件過期更加麻煩，如果其護照和簽證到期了，會構成在中國非法居留,，根據(jù)《外國人入境出境管理法實施細則》非法居留的外國人,，可以處警告或者每非法居留1日，處500元罰款,，總額不超過5000元,，或者處3日以上、10日以下的拘留,；情節(jié)嚴重的,，并處限期出境,。

因此身份證等重要證件等有效期,、勞動合同截止時間提醒等功能對于公司和員工來說都是非常重要的,。但是很多公司管理系統(tǒng)沒有設置這類功能,，讓HR為每個員工設置提醒也不太現(xiàn)實,。如果公司意識到了此類風險但不愿增加額外的負擔，建議使用類似釘釘?shù)墓芾碥浖?，可以將員工花名冊、勞動合同期限等信息導入軟件并設置好相關提醒,，軟件可以個性化的設置各類提醒及時推送給員工和HR,，減少很多未來的潛在風險,。