OA辦公管理系統(tǒng)的勞動(dòng)法問(wèn)題

                                                              作者：鄧益洲，北京德恒律師事務(wù)所律師

“OA”（Office Automation的首字母縮寫(xiě)）辦公管理系統(tǒng)一般是指利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)組織體辦公,、運(yùn)行,、管理自動(dòng)化的一種技術(shù)手段，目前已經(jīng)發(fā)展成移動(dòng)辦公系統(tǒng),，例如企業(yè)微信OA系統(tǒng),。從其來(lái)源看,，通常是由專(zhuān)業(yè)的軟件開(kāi)發(fā)商進(jìn)行開(kāi)發(fā)編程，然后將開(kāi)發(fā)出的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件產(chǎn)品許可給客戶(hù)（用人單位）使用,。目前,，OA系統(tǒng)在企業(yè)及其他組織體的管理活動(dòng)中已經(jīng)獲得廣泛應(yīng)用，成為用人單位在日常勞動(dòng)人事管理中最為常用,、高效的一種管理工具,。這種新的勞動(dòng)管理形式也帶來(lái)了新的法律問(wèn)題和法律風(fēng)險(xiǎn)，勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議中涉及到的OA證據(jù)認(rèn)定問(wèn)題也大量增加,，但目前還沒(méi)有明確的,、直接的法律規(guī)范作為認(rèn)定依據(jù)。本文擬在提煉筆者擔(dān)任法官及律師辦理相關(guān)案件的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上,，結(jié)合現(xiàn)行相關(guān)法律規(guī)范及判例的研究,，對(duì)OA證據(jù)的司法認(rèn)定以及用人單位勞動(dòng)人事管理中防控OA系統(tǒng)相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行探討。

一,、OA系統(tǒng)的特性

從技術(shù)角度看,，OA辦公系統(tǒng)主要具有以下特點(diǎn)：

一是技術(shù)性。 OA辦公系統(tǒng)作為一種計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件,，屬于高科技范疇,，需要依賴(lài)于一定的技術(shù)設(shè)備及技術(shù)手段才能實(shí)現(xiàn)。二是脆弱性,，其內(nèi)容容易被更改或破壞,，且難以追溯。三是無(wú)形性,、無(wú)痕性，其實(shí)際是一堆按編程規(guī)則處理成的“1”和“0”,，看不見(jiàn),、摸不著，只有通過(guò)特定設(shè)備和技術(shù)才能展現(xiàn),。一般書(shū)證如果遭到改動(dòng),，容易肉眼發(fā)現(xiàn)或者通過(guò)技術(shù)鑒定發(fā)現(xiàn)。但OA系統(tǒng)作為一種電子數(shù)據(jù),，即便被改動(dòng)也可不留任何痕跡,。

從證據(jù)法角度看，OA辦公系統(tǒng)屬于一種“電子數(shù)據(jù)”,?！半娮訑?shù)據(jù)”是指“形成或者存儲(chǔ)在電子介質(zhì)中的信息”。可見(jiàn),，OA辦公系統(tǒng)的技術(shù)屬性完全符合相關(guān)法規(guī)對(duì)電子數(shù)據(jù)證據(jù)的定義,。

二,、 OA證據(jù)的司法認(rèn)定

然而，在民商事訴訟中,，如何認(rèn)定OA辦公系統(tǒng)以及類(lèi)似的電子數(shù)據(jù)作為證據(jù)的效力,，對(duì)此仍沒(méi)有明確統(tǒng)一、普遍適用的專(zhuān)門(mén)法律規(guī)范,。因此,，在司法實(shí)踐中，原則上仍應(yīng)適用一般證據(jù)的“四性”標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查,?！八男浴奔春戏ㄐ浴⒄鎸?shí)性,、關(guān)聯(lián)性與證明力,。

合法性一般不易產(chǎn)生爭(zhēng)議，只要能夠說(shuō)明電子數(shù)據(jù)的來(lái)源合法即可,。關(guān)聯(lián)性及證明力均是建立在證據(jù)具有真實(shí)性的基礎(chǔ)和前提之上,。一般而言，一旦確定了證據(jù)的真實(shí)性,，其與待證事實(shí)是否具有法律上關(guān)聯(lián)以及證明力的有無(wú)及大小問(wèn)題就比較容易判別,。

因此，跟傳統(tǒng)種類(lèi)的證據(jù)一樣,，關(guān)于OA等電子數(shù)據(jù)作為證據(jù)的真實(shí)性問(wèn)題,，仍然是當(dāng)事人舉證質(zhì)證中的對(duì)抗焦點(diǎn)和司法審查的關(guān)鍵問(wèn)題。但電子數(shù)據(jù)與書(shū)證,、物證等傳統(tǒng)種類(lèi)證據(jù)顯著不同的技術(shù)與法律特征,，也造成對(duì)其真實(shí)性的證明及認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)的特殊性，給當(dāng)事人舉證責(zé)任帶來(lái)額外負(fù)擔(dān)和風(fēng)險(xiǎn),。

根據(jù)《最高人民法院關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問(wèn)題的規(guī)定》（簡(jiǎn)稱(chēng)“《規(guī)定》”）第十一條[3]等相關(guān)司法解釋?zhuān)Y(jié)合目前主流的司法實(shí)踐做法,，對(duì)于OA等電子證據(jù)真實(shí)性的司法審查，通常從以下幾個(gè)角度進(jìn)行,。

一是電子數(shù)據(jù)所賴(lài)以存在的計(jì)算機(jī)軟件,、硬件是否可靠。

二是電子數(shù)據(jù)提取和固定過(guò)程是否可靠,，是否可以重現(xiàn),。

三是電子數(shù)據(jù)的內(nèi)容是否具有原始性，是否被改動(dòng)過(guò),。

四是電子數(shù)據(jù)是否可以重現(xiàn)和驗(yàn)證,。

可見(jiàn)，這些審查標(biāo)準(zhǔn)是不同于傳統(tǒng)類(lèi)型證據(jù)的審查標(biāo)準(zhǔn)的。那么,，目前的司法實(shí)踐是如何具體應(yīng)用這些審查標(biāo)準(zhǔn)的呢,？經(jīng)檢索中國(guó)裁判文書(shū)網(wǎng)，發(fā)現(xiàn)目前僅有一例判決涉及到《規(guī)定》第十一條的適用,，而且是參照適用[4],。在該案中，二審法院的邏輯是,，如果提供可信時(shí)間戳證據(jù)的一方在取得證據(jù)時(shí)經(jīng)過(guò)了有資質(zhì)的時(shí)間戳認(rèn)證機(jī)構(gòu)的認(rèn)證,，則視為其完成了證明相關(guān)電子證據(jù)真實(shí)性的初步舉證責(zé)任；如果對(duì)方對(duì)其真實(shí)性提出異議,，則舉證責(zé)任應(yīng)發(fā)生轉(zhuǎn)移,，應(yīng)由異議方證明可信時(shí)間戳為假，否則其應(yīng)承擔(dān)舉證不能的后果,。該案實(shí)際是對(duì)以上第四條標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)用,。法院認(rèn)為，如果電子證據(jù)在形成或取得之時(shí)經(jīng)過(guò)了有資質(zhì)的認(rèn)證機(jī)構(gòu)的認(rèn)證,，即可初步證明該證據(jù)可以驗(yàn)證,，從而發(fā)生舉證責(zé)任的轉(zhuǎn)移。

至于第一條標(biāo)準(zhǔn),，通常以相關(guān)硬件如服務(wù)器的運(yùn)營(yíng)者是否具有較高認(rèn)可度為標(biāo)準(zhǔn),，一些知名的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)所運(yùn)營(yíng)的數(shù)據(jù)通常會(huì)被認(rèn)為更為可靠。但是,，如果是境外的服務(wù)器上所存貯的電子數(shù)據(jù),，即便其運(yùn)營(yíng)商具有較高知名度或市場(chǎng)認(rèn)可度，由于其系境外證據(jù),，在未經(jīng)公證認(rèn)證等法定程序之前也不能輕易采信其真實(shí)性,。第二條標(biāo)準(zhǔn)是要求電子數(shù)據(jù)的內(nèi)容可以通過(guò)一定途徑再現(xiàn)出來(lái)。比如電子郵件,，可以登陸郵箱后打開(kāi)和展現(xiàn),。

第三條標(biāo)準(zhǔn)通常才是案件雙方爭(zhēng)議的重點(diǎn)，也是舉證方需要重點(diǎn)攻克的法律障礙,。常用的方法包括證據(jù)保全公證、網(wǎng)絡(luò)或數(shù)據(jù)服務(wù)提供商的相關(guān)說(shuō)明或證明,，以及在數(shù)據(jù)生成過(guò)程中運(yùn)用電子簽名,、可信時(shí)間戳、哈希值校驗(yàn),、區(qū)塊鏈,、第三方取證存證平臺(tái)等前沿信息技術(shù)手段，通過(guò)這些手段生成和取得的數(shù)據(jù),，法院傾向于初步認(rèn)可其具有真實(shí)性,。

就OA數(shù)據(jù)作為勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議的證據(jù)而言,，用人單位在勞動(dòng)用工管理及日常業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)中，如果使用OA系統(tǒng),，如上文所言,，一般是從OA開(kāi)發(fā)商購(gòu)買(mǎi)其軟件的許可使用權(quán)。而OA開(kāi)發(fā)商所許可的OA軟件通常在版權(quán)主管部門(mén)進(jìn)行了登記備案,，可信度較高,。司法實(shí)踐中比較容易符合上文關(guān)于電子數(shù)據(jù)真實(shí)性審查的第一條標(biāo)準(zhǔn)。

用人單位一旦獲得OA的許可使用權(quán),，將成為掌控該系統(tǒng)的唯一權(quán)利人,。由于OA系統(tǒng)作為電子數(shù)據(jù)具有技術(shù)依賴(lài)性及技術(shù)門(mén)檻，未獲許可者,，比如用人單位的普通員工一般沒(méi)有操控的權(quán)限和能力,。也就是說(shuō)，即便用人單位允許其員工使用OA系統(tǒng),，對(duì)OA系統(tǒng)的最終控制權(quán)仍掌握在用人單位手中,。實(shí)踐中，用人單位通常會(huì)有專(zhuān)門(mén)技術(shù)人員對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)修日常維護(hù),、監(jiān)管,。

三、當(dāng)事人舉證責(zé)任

    由于OA系統(tǒng)控制權(quán)的上述特點(diǎn),，根據(jù)舉證責(zé)任分配原則,，在勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議中，通常由用人單位承擔(dān)證明OA證據(jù)完整性,、原始性及真實(shí)性的舉證責(zé)任,，也就是上文關(guān)于電子數(shù)據(jù)真實(shí)性審查的第二、第三條標(biāo)準(zhǔn),。用人單位對(duì)于OA 系統(tǒng)相關(guān)屬性具有較強(qiáng)的舉證能力,，從OA軟件許可方那里掌握了必要技術(shù)；而員工作為被管理者,，客觀上不能夠控制OA系統(tǒng),，沒(méi)有相應(yīng)的舉證能力。因此,，關(guān)于OA證據(jù)的爭(zhēng)議,，一般是由用人單位承擔(dān)初步舉證責(zé)任。具體而言：

   首先,，需要證明用人單位及員工雙方都曾使用OA管理系統(tǒng)進(jìn)行案涉活動(dòng),。如果單位主張使用過(guò)而員工否認(rèn)，則應(yīng)由用人單位來(lái)舉證證明自己?jiǎn)挝淮_實(shí)使用OA系統(tǒng)進(jìn)修勞動(dòng)用工管理，并且該名員工確實(shí)被授權(quán)使用過(guò)OA系統(tǒng),。用人單位作為管理者,，是OA系統(tǒng)的發(fā)起者及控制者，這就決定了用人單位應(yīng)當(dāng)承擔(dān)此項(xiàng)舉證責(zé)任,。因此,，用人單位應(yīng)證明員工對(duì)OA具有使用權(quán)。

 其次,，需要證明案涉的OA證據(jù)具體內(nèi)容與員工有關(guān),。例如，需要證明系爭(zhēng)的證據(jù)內(nèi)容是員工錄入OA的內(nèi)容,，或者是公司其他人員在OA系統(tǒng)中針對(duì)該員工錄入的數(shù)據(jù),，或者是適用于該員工的公司相關(guān)規(guī)章制度、通知或決定的內(nèi)容,。需注意的是,，這聽(tīng)起來(lái)好像是在說(shuō)證據(jù)的“關(guān)聯(lián)性”，其實(shí)不是,。這實(shí)際上是為了確定爭(zhēng)議的具體OA證據(jù)是否真實(shí),，但為此則首先需要確定其與該員工的關(guān)系。證據(jù)的關(guān)聯(lián)性則是指證據(jù)與待證事實(shí)是否具有法律上的關(guān)系,。對(duì)此,，可以從OA記錄的具體內(nèi)容判斷其是否與員工有關(guān)，一般不存在認(rèn)定上的困難,。

再次,，需要證明作為證據(jù)的OA系統(tǒng)相關(guān)內(nèi)容具有原始性，未經(jīng)改動(dòng),。如上所述,，這常常是訴訟中的爭(zhēng)議焦點(diǎn)。上文提到,，OA系統(tǒng)作為電子數(shù)據(jù),，具有脆弱性，改動(dòng)不留痕跡,。一旦發(fā)生爭(zhēng)議,，對(duì)方有權(quán)推定其可能存在改動(dòng)，因此舉證責(zé)任人應(yīng)證明其具有原始性及完整性,，未經(jīng)改動(dòng),，這實(shí)際是舉證責(zé)任的倒置。目前的司法實(shí)踐中,，完成該項(xiàng)舉證責(zé)任的方式有四種：證明證據(jù)生成及提取過(guò)程使用了區(qū)塊鏈、可信時(shí)間戳等前沿信息技術(shù)；司法技術(shù)鑒定,；證據(jù)保全公證,；對(duì)方認(rèn)可。

對(duì)于單位提供OA證據(jù),，即使員工不予認(rèn)可其真實(shí)性,，一般也不必提出反證，因?yàn)榕e證責(zé)任本應(yīng)在用人單位,，用人單位應(yīng)繼續(xù)證明其具有完整性和原始性,。此時(shí)，如果單位提供的OA證據(jù)是經(jīng)過(guò)證據(jù)保全公證的,，或者是使用了區(qū)塊鏈等前沿信息技術(shù)的,，此時(shí)員工如果否認(rèn)OA證據(jù)的真實(shí)性，則舉證責(zé)任可發(fā)生轉(zhuǎn)移,，改由員工來(lái)提供反證以便證明OA不真實(shí),，通常來(lái)講這當(dāng)然很難，除非進(jìn)行技術(shù)鑒定,?？梢?jiàn)，公證或前沿信息技術(shù)手段對(duì)于確保電子證據(jù)原始性確實(shí)很重要,。如果OA證據(jù)未辦理公證也未使用前沿信息技術(shù)手段,，則單位仍應(yīng)以其他方式證明OA的真實(shí)性，例如申請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)鑒定,。當(dāng)然,，如果對(duì)方當(dāng)事人（員工）對(duì)OA真實(shí)性不持異議，則通常單位無(wú)需再舉證,。

相反,，如果員工提供OA記錄作為證據(jù)而單位對(duì)其真實(shí)性有異議，則單位必須提供反證,，因?yàn)閱挝粚?duì)OA證據(jù)的舉證能力強(qiáng),；否則根據(jù)民事證據(jù)規(guī)則，單位需要承擔(dān)舉證不能的法律后果,，導(dǎo)致員工提供的OA記錄會(huì)被采信,。

                四、OA系統(tǒng)日常勞動(dòng)法律風(fēng)險(xiǎn)防控

OA辦公系統(tǒng)的技術(shù),、法律特征及司法實(shí)踐的審查標(biāo)準(zhǔn),，反過(guò)來(lái)可用于指引用人單位有效預(yù)防和降低OA辦公系統(tǒng)的相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)，減少勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議中作為證據(jù)的效力瑕疵,。

首先,，最好的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)方法仍然是使用傳統(tǒng)的非電子化管理手段,。如果企業(yè)還沒(méi)有使用OA系統(tǒng)，或者還沒(méi)有必須使用OA的必要,，則盡量不使用,。如果勞動(dòng)用工管理工作仍然主要采用傳統(tǒng)的書(shū)面紙質(zhì)管理形式，在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)相關(guān)證據(jù)的表現(xiàn)形式為“書(shū)證”,，屬于傳統(tǒng)證據(jù)類(lèi)型,，不會(huì)產(chǎn)生上文提到的電子數(shù)據(jù)相關(guān)的證明障礙及責(zé)任。而一旦使用OA系統(tǒng)進(jìn)行日常管理,，即需要面臨相關(guān)的證據(jù)效力瑕疵風(fēng)險(xiǎn),，并且目前而言難以找到根除風(fēng)險(xiǎn)的辦法。

其次,，如果企業(yè)因經(jīng)營(yíng)管理需要,，必須使用OA系統(tǒng)，則可考慮以下辦法盡量降低風(fēng)險(xiǎn)：

第一,，采用成熟可靠的區(qū)塊鏈,、可信時(shí)間戳、電子簽章等前沿信息技術(shù),。區(qū)塊鏈技術(shù)已在部分領(lǐng)域獲得認(rèn)可和應(yīng)用,，甚至被司法機(jī)關(guān)采用和認(rèn)可。例如,，北京互聯(lián)網(wǎng)法院采用的“天平鏈”存證平臺(tái)就是一種區(qū)塊鏈應(yīng)用技術(shù),，法院為此專(zhuān)門(mén)發(fā)布了《北京互聯(lián)網(wǎng)法院電子證據(jù)平臺(tái)接入與管理規(guī)范》，當(dāng)事人通過(guò)該法院電子訴訟平臺(tái)所提交的材料全部通過(guò)“天平鏈”進(jìn)行存證[5],。廣州和杭州的互聯(lián)網(wǎng)法院同樣使用了區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行日常審判管理,。司法機(jī)關(guān)對(duì)區(qū)塊鏈存證技術(shù)的認(rèn)可與應(yīng)用，在很大程度上認(rèn)同了區(qū)塊鏈技術(shù)存在的合法性及可推廣性,。有鑒于此,，用人單位為確保OA系統(tǒng)存證效力，亦可使用帶有成熟可靠的區(qū)塊鏈應(yīng)用技術(shù)的OA軟件技術(shù),，則發(fā)生爭(zhēng)議是OA證據(jù)的效力會(huì)有較好的保障,。

第二，重要的勞動(dòng)管理事項(xiàng)仍應(yīng)采用傳統(tǒng)形式,，如紙質(zhì)書(shū)面簽字形式,。當(dāng)然，這并不排斥同時(shí)采用OA系統(tǒng),。例如,，員工申請(qǐng)辭職，辭職申請(qǐng)除了在OA中提交外,，還應(yīng)在公司規(guī)章制度中或員工勞動(dòng)合同中明確要求員工向公司提供書(shū)面紙質(zhì)的辭職申請(qǐng),，并且可以規(guī)定,，一旦公司收到紙質(zhì)的申請(qǐng)，員工在OA中提交的辭職申請(qǐng)可以具有溯及力,，這樣可以較好地平衡勞資雙方利益,，促使員工積極提交紙質(zhì)申請(qǐng)。另外,，重要事項(xiàng)如調(diào)動(dòng)工作申請(qǐng)、調(diào)整工資的決定或協(xié)議,、醫(yī)療期相關(guān)手續(xù),、工傷或職業(yè)病相關(guān)文件、解除或終止勞動(dòng)合同事項(xiàng),、競(jìng)業(yè)限制,、保密義務(wù)、服務(wù)期等事項(xiàng),，相關(guān)法律手續(xù)也應(yīng)當(dāng)同時(shí)盡量要求員工采取書(shū)面紙質(zhì)的傳統(tǒng)形式進(jìn)行,。

第三，公司可制定專(zhuān)門(mén)的OA系統(tǒng)使用管理制度,。由于OA系統(tǒng)強(qiáng)大,、廣泛的管理功能，不可避免涉及到員工某些切身利益,，比如工資調(diào)整,、崗位調(diào)整、紀(jì)律處分,、離職等,，因此OA管理制度應(yīng)按《勞動(dòng)合同法》第四條要求的“民主程序”進(jìn)行制定和公告，確保其效力無(wú)瑕疵,。內(nèi)容方面,，應(yīng)主要明確OA系統(tǒng)授權(quán)使用人員的范圍、方式,、權(quán)限,、流程，員工相關(guān)權(quán)利,、義務(wù),、責(zé)任。OA系統(tǒng)使用管理制度從證據(jù)效力角度講,，還可以佐證公司確實(shí)實(shí)行OA系統(tǒng)進(jìn)行勞動(dòng)管理,。

第四、在授權(quán)員工使用OA系統(tǒng)之前,，員工應(yīng)簽署書(shū)面聲明,，明確其有權(quán)使用OA系統(tǒng),，同時(shí)有義務(wù)遵守OA系統(tǒng)的使用管理制度。更為重要的是,，這類(lèi)聲明可載明每位員工使用OA所需要的用戶(hù)名,、手機(jī)號(hào)或其他必要信息，且僅有員工本人才可以設(shè)定和更改登錄所需密匙,，員工有義務(wù)保證密匙的安全,。這跟公司向員工分配工作用電子郵箱地址的情形類(lèi)似。另外,，如果從技術(shù)上講,，一旦相關(guān)信息錄入OA，將只有錄入者才可以改動(dòng)的話,，則亦應(yīng)讓員工在書(shū)面聲明中對(duì)此予以載明,。一旦發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議，員工無(wú)法否認(rèn)其使用OA系統(tǒng)的事實(shí),，也無(wú)法否認(rèn)OA系統(tǒng)中其錄入內(nèi)容的真實(shí)性,，從而為潛在訴訟中符合電子證據(jù)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)奠定了基礎(chǔ)。

第五,，強(qiáng)化日常管理中的存證意識(shí),，即證據(jù)保留意識(shí)。某些情況下,，即便尚未發(fā)生爭(zhēng)議,，如有必要，也應(yīng)采取證據(jù)保全公證,、律師見(jiàn)證等預(yù)防措施,，及時(shí)確保相關(guān)OA證據(jù)的原始性及真實(shí)性。例如,，一旦員工在OA中提交電子版辭職申請(qǐng)而未按公司要求補(bǔ)交書(shū)面辭職申請(qǐng),，則應(yīng)立即聘請(qǐng)公證機(jī)構(gòu)對(duì)OA中的辭職申請(qǐng)進(jìn)行證據(jù)保全公證，以防員工屆時(shí)反悔不認(rèn),。

第六,、一旦發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議官司，如果單位OA系統(tǒng)未使用區(qū)塊鏈,、可信時(shí)間戳,、電子簽章等前沿信息技術(shù)，即應(yīng)一方面對(duì)OA相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行證據(jù)保全公證,，以便屆時(shí)可將舉證責(zé)任轉(zhuǎn)移給員工一方,。另一方面，可聯(lián)絡(luò)OA應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)商,，必要時(shí)由其提供相關(guān)的協(xié)議或出具證明,，來(lái)證明OA系統(tǒng)的相關(guān)情況,，以及其相關(guān)的技術(shù)性能特點(diǎn)。

最后,，OA記錄應(yīng)當(dāng)保存一定時(shí)間,，以備可能發(fā)生的勞動(dòng)爭(zhēng)議之用。由于司法實(shí)踐一般認(rèn)為用人單位對(duì)于OA相關(guān)證據(jù)負(fù)有舉證責(zé)任,，一旦發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議而用人單位不能提供相關(guān)OA證據(jù)的話,，將面臨舉證不能的不利后果。因此,，所有的OA記錄均應(yīng)保存一定的年限,，比如三年或者更長(zhǎng)時(shí)間。

總之,，OA辦公系統(tǒng)作為一種電子數(shù)據(jù)證據(jù)類(lèi)型，由于具有技術(shù)上的顯著特征,，造成法律屬性具有某些有別于傳統(tǒng)證據(jù)的特殊性,，進(jìn)而導(dǎo)致?tīng)?zhēng)訟中對(duì)其真實(shí)性的證明方式、方法及認(rèn)證邏輯,，均與傳統(tǒng)類(lèi)型的證據(jù)有別,。相應(yīng)地，用人單位在日常經(jīng)營(yíng)管理中使用OA系統(tǒng)時(shí),，可采取多種辦法降低OA系統(tǒng)作為電子數(shù)據(jù)的證據(jù)瑕疵風(fēng)險(xiǎn),。

***************************************

作者簡(jiǎn)介：鄧益洲律師執(zhí)業(yè)于德恒北京辦公室。主要執(zhí)業(yè)領(lǐng)域：民商事?tīng)?zhēng)議解決與風(fēng)險(xiǎn)防控,、勞動(dòng)法,、婚姻家事、交通侵權(quán),、合同房產(chǎn)等,。具備中國(guó)及紐約州律師執(zhí)業(yè)證，曾長(zhǎng)期任民商事法官,，出版《勞動(dòng)用工管理典型案例,、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)與風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)》、《跨境民商事訴訟實(shí)務(wù)要點(diǎn)解析》等系列專(zhuān)著,，兼任法院調(diào)解員,、仲裁機(jī)構(gòu)仲裁員，獲選司法部全國(guó)律師人才庫(kù),。

[1] 詳見(jiàn)高明,、瞿文婷《律師視點(diǎn)22：新民訴法司法解釋研究：關(guān)于電子證據(jù)相關(guān)新規(guī)定的解讀》，在于http://www.360doc.com/content/15/0212/18/21849816_448184280.shtml.

[2] 2015年《最高人民法院關(guān)于適用《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》的解釋》第一百一十六條第二款：電子數(shù)據(jù)是指通過(guò)電子郵件,、電子數(shù)據(jù)交換,、網(wǎng)上聊天記錄,、博客、微博客,、手機(jī)短信,、電子簽名、域名等形成或者存儲(chǔ)在電子介質(zhì)中的信息,。

”

[3] 第十一條：當(dāng)事人對(duì)電子數(shù)據(jù)真實(shí)性提出異議的,，互聯(lián)網(wǎng)法院應(yīng)當(dāng)結(jié)合質(zhì)證情況，審查判斷電子數(shù)據(jù)生成,、收集,、存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程的真實(shí)性,，并著重審查以下內(nèi)容：

　?。ㄒ唬╇娮訑?shù)據(jù)生成、收集,、存儲(chǔ),、傳輸所依賴(lài)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等硬件、軟件環(huán)境是否安全,、可靠,；

　　（二）電子數(shù)據(jù)的生成主體和時(shí)間是否明確,，表現(xiàn)內(nèi)容是否清晰,、客觀、準(zhǔn)確,；

　?。ㄈ╇娮訑?shù)據(jù)的存儲(chǔ)、保管介質(zhì)是否明確,，保管方式和手段是否妥當(dāng),；

　　（四）電子數(shù)據(jù)提取和固定的主體,、工具和方式是否可靠,，提取過(guò)程是否可以重現(xiàn)；

　?。ㄎ澹╇娮訑?shù)據(jù)的內(nèi)容是否存在增加,、刪除、修改及不完整等情形,；

　?。╇娮訑?shù)據(jù)是否可以通過(guò)特定形式得到驗(yàn)證。

　　當(dāng)事人提交的電子數(shù)據(jù)，通過(guò)電子簽名,、可信時(shí)間戳,、哈希值校驗(yàn)、區(qū)塊鏈等證據(jù)收集,、固定和防篡改的技術(shù)手段或者通過(guò)電子取證存證平臺(tái)認(rèn)證,，能夠證明其真實(shí)性的，互聯(lián)網(wǎng)法院應(yīng)當(dāng)確認(rèn),。

　　當(dāng)事人可以申請(qǐng)具有專(zhuān)門(mén)知識(shí)的人就電子數(shù)據(jù)技術(shù)問(wèn)題提出意見(jiàn),。互聯(lián)網(wǎng)法院可以根據(jù)當(dāng)事人申請(qǐng)或者依職權(quán),，委托鑒定電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性或者調(diào)取其他相關(guān)證據(jù)進(jìn)行核對(duì),。