辦公總務(wù)管理系統(tǒng)-會議管理制度

參會要求：

一、要以積極的心態(tài)看待會議,，在參加會議以前,，一定要以積極正面的心態(tài)參加，要明白開會是一種最直接表現(xiàn)你自己能力的機(jī)會,，你的業(yè)務(wù)能力,、人際能力、應(yīng)變能力,、表達(dá)能力等都會在開會中表現(xiàn)出來,。

二、要有明確的會議目的開會通常為了三個目的：溝通,、管理和決策,。而不管哪一個目的，會前一定要明白會議的主題,，圍繞主題有的放矢做充分準(zhǔn)備,。

三、精選參加會議的人員會議的參加人員數(shù)量要適度,，不能太多,，在公司中的層級不能相差太遠(yuǎn)，否則不可能做到暢所欲言,、各抒己見,。

四,、會前要有議程要在會議之前建立清楚的會議議程，并要在會前發(fā)給各參加會議的人員,，使他們能了解會議的目的,、本質(zhì)與架構(gòu)，使他們能有充分的時間準(zhǔn)備相關(guān)的資料,。

五,、會前要做準(zhǔn)備參加會議前要根據(jù)得到的會議議程作充分的準(zhǔn)備，包括收集信息,、準(zhǔn)備資料,，如要在會上發(fā)言不但要準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容，還要設(shè)想別人可能會提的問題并做準(zhǔn)備,。

六,、公開稱贊、私下批評會中要做到就事論事,，爭論時不可惡意批評別人,，對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊，對意見不同也要注意措詞,，不能傷害別人的自尊,，特別是有上級人員參加時更要注意，千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人,。

七,、開放心胸，容納意見會中要采取民主模式,，要開放自己的心胸去傾聽別人的意見,，不要被自己先有的立場所左右，不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人,，如果你要公布既定的政策,、決定，要在事前說明不容討論,，需要與會人員討論的一定不能是既定的決議,。

八、設(shè)定時間,，準(zhǔn)時開始,、準(zhǔn)時結(jié)束要尊重別人的時間，開會一定要準(zhǔn)時,，并要對每個議程定個大致的時間限制,，一個議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題,。如一個議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會人員，使他們有思想準(zhǔn)備。

九,、認(rèn)真做好會議記錄一定要有一個準(zhǔn)確完整的會議記錄,，會議的各項決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項決議的完成需要多方資源,，一定要在決議記錄中明確說明,，避免會后互相推諉，影響決議的完成,。

十,、事后追蹤要建立會議事后追蹤程序，會議每項決議都要有跟蹤,，如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整,，確保各項會議、決議都能完成,。

會議管理要領(lǐng)

一,、提高會議成效的要領(lǐng)：

1.要嚴(yán)格遵守會議的開始時間。

2.要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明,。

3.要把會議事項的進(jìn)行順序與時間的分配預(yù)先告知與會者,。

4.在會議進(jìn)行中要注意如下事項：

(1)發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題

(2)發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利害

(3)是否全體人員都專心聆聽發(fā)言

(4)是否發(fā)言者過于集中于某些人

(5)是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人

(6)是否某個人的發(fā)言過于冗長

(7)發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)

5.應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時間內(nèi)做出結(jié)論。

6.在必須延長會議時間時,，應(yīng)取得大家的同意,，并決定延長的時間。

7.應(yīng)當(dāng)把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn),。

8.應(yīng)當(dāng)把決議付諸實行的程序理出,，加以確認(rèn)。

二,、會議禁忌事項

1.發(fā)言時不可長篇大論,，滔滔不絕(原則上以3分鐘為限)

2.不可從頭到尾沉默到底。

3.不可取用不正確的資料,。

4.不要盡談些期待性的預(yù)測,。

5.不可做人身攻擊。