公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法

第1  為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,，更好地為股份公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)財(cái)政部,、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,，制定本辦法。

第2  股份公司本部,、所屬分公司,、事業(yè)部，應(yīng)遵照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案,。子公司應(yīng)參照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案,。

第3  會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)接受各級(jí)人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,。

第4  會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證,，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),。具體包括：

(一)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證,，記賬憑證、匯總憑證,，其他會(huì)計(jì)憑證,。

(二)會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬,，日記賬,，固定資產(chǎn)卡片,，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬薄,。

(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度,、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,，包括會(huì)計(jì)報(bào)表,、附表、附注及文字說(shuō)明,，其他財(cái)務(wù)報(bào)告,。

(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單,，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),，查帳報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告,、以及與經(jīng)營(yíng)管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其它重要文件,，如合同、章程,、董事會(huì)紀(jì)要等,。

第5  各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,，負(fù)責(zé)整理立卷,，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),。

當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,，期滿之后,，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管,；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會(huì)計(jì)檔案,。

移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案,，應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,，以分清責(zé)任,。

第6  會(huì)計(jì)檔案的借用。

財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處，若要查閱入庫(kù)檔案,，必須辦理有關(guān)借用手續(xù),。各業(yè)務(wù)部門若因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，并經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意,，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),，應(yīng)持有單位介紹信,，經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意后，方能由檔案管理人員接待查閱,，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱人的工作單位,、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱理由,。

會(huì)計(jì)檔案一般不得帶出室外,，如有特殊情況，需帶出室外復(fù)制時(shí),，必須經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),，并限期歸還。

查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫,、拆封和抽換。

第7  會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久,、定期兩類,。定期保管期限分為3年、5年,、10年,、15年、25年5類,。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限,，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

第8  本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限,，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行,。

各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理,。

第9  保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外,，可以按照以下程序銷毀：

(一)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱,。卷號(hào)、冊(cè)數(shù),、起止年度和檔案編號(hào),、應(yīng)保管期限、已保管期限,、銷毀時(shí)間等內(nèi)容,。

(二) 經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審查，總經(jīng)理在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見后執(zhí)行,。

(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案,；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,，并將監(jiān)銷情況報(bào)告給總經(jīng)理,。

第10  保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀,，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,，保管到末了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明,。

正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀,。

第11  采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位,，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

具備采用磁帶,、磁盤,、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的,，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案,。