• 【發(fā)布單位】青島市
• 【發(fā)布文號】青檔字[2002]79號
• 【發(fā)布日期】2002-12-30
• 【生效日期】2002-12-30
• 【失效日期】--
• 【文件來源】
• 【所屬類別】地方法規(guī)

青島市電子文件歸檔與管理規(guī)范（試行）

青島市電子文件歸檔與管理規(guī)范（試行）

(青檔字[2002]79號)



2002-12-30







 1范圍



 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成,、積累,、歸檔、保管,、利用,、統(tǒng)計的原則和方法。



 本標(biāo)準(zhǔn)適用于青島市市直機關(guān),、團(tuán)體和其他社會組織,。各區(qū)市可參照執(zhí)行。



 2引用標(biāo)準(zhǔn)



 下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文,，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文,。本標(biāo)準(zhǔn)出版時，所示版本均為有效,。所有標(biāo)準(zhǔn)都會被修訂,，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。



 GB/T1988-1980 信息處理交換用七位編碼字符集



 GB2312-1980 信息交換用漢字編碼字符集 基本集



 GB13000.1-1993 信息技術(shù) 通用多八位編碼字符集（UCS）第一部分：體系結(jié)構(gòu)與基本多文種平面



 GB/T15418-1994 檔案分類標(biāo)引規(guī)則



 DA/T19-1999 檔案主題標(biāo)引規(guī)則



 3定義



 本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義



 3.1電子文件



 指在計算機及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成的社會活動記錄,，即以數(shù)碼形式存儲于磁帶,、磁盤、光盤等載體,，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理,，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件,。



 3.2歸檔電子文件



 具有憑證和利用價值、作為檔案保存的電子文件,。



 3.3真實性



 指按規(guī)定對電子文件的內(nèi)容和顯示形態(tài)進(jìn)行鑒定后,，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。



 3.4完整性



 指電子文件的內(nèi)容信息,、背景信息,、元數(shù)據(jù)等無缺損。



 3.5有效性



 指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性,，包括信息的可識別性,、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等,。



 3.6邏輯歸檔



 指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行,，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。



 3.7物理歸檔



 指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上,，向檔案部門移交的過程,。



 3.8元數(shù)據(jù)



 指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù),，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu),、硬件和軟件環(huán)境,、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件,、字符集等數(shù)據(jù),。



 4管理體制和職責(zé)



 4.1各單位應(yīng)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)，建立電子文件歸檔與管理工作制度和管理網(wǎng)絡(luò),。



 4.2文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的形成,、承辦、運轉(zhuǎn),、收集,、登記，確保其真實性,、完整性,、有效性和安全性，并定期向檔案管理部門移交,；檔案管理部門應(yīng)對電子文件的形成,、收集、積累,、鑒定,、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，規(guī)定電子文件的歸檔時間,、范圍,、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件,、版本,、檢測數(shù)據(jù)等要求。



 4.3為保證歸檔電子文件的完整,、真實和有效利用,，從電子文件產(chǎn)生時就應(yīng)按照制度要求，妥善管理,，以確保其不散失,、不損毀、不失真,。



 4.4歸檔的電子文件,，應(yīng)與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。檔案部門要確保電子文件能有效機讀,。



 5電子文件的收集



 5.1收集范圍



 凡是反映本單位工作活動,、具有查考利用價值的電子文件及相關(guān)軟件均屬收集范圍,。按照電子文件的信息類型包括：



 5.1.1文本文件：指用文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等,。



 5.1.2圖像文件：指用掃描儀,、數(shù)碼相機等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。



 5.1.3圖形文件：指采用計算機輔助設(shè)計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件,。



 5.1.4影像文件：指用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機處理的文件,。



 5.1.5聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機處理的文件。



 5.1.6多媒體文件：指用計算機多媒體技術(shù)制作的文件,，其中包含文字,、圖像、圖形,、聲音,、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。



 5.1.7計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件,、應(yīng)用軟件以及相關(guān)的資源,、支撐軟件等。



 5.1.8數(shù)據(jù)文件：指用計算機軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù),、參數(shù)等,。



 5.2電子文件收集要求



 5.2.1歸檔電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件并存，并在內(nèi)容及相關(guān)描述上保持一致,。



 5.2.2在"無紙化"辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，隨時備份,，存儲在能夠脫機保存的載體上,，保證電子文件的安全性。



 5.2.3文本文件收集時應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為TXT文檔或XML文檔,，現(xiàn)階段允許收集WORD97、WPS格式文檔,。



 5.2.4靜態(tài)圖像文件收集時應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為TIFF,、PDF、JPEG,，現(xiàn)階段允許收集S2格式文檔,。



 5.2.5影像文件收集時應(yīng)按MPEG2方式壓縮。



 5.2.6聲音文件收集時應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為MP3格式,。



 5.2.7自主開發(fā)的計算機程序必須收集軟件的源程序及其開發(fā),、編譯工具。



 5.2.8歸檔的電子文件如果采用不符合本規(guī)范要求的格式,，收集時應(yīng)轉(zhuǎn)換成本規(guī)范要求的格式,，如無法轉(zhuǎn)換,，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。



 5.2.9各單位應(yīng)依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn),，結(jié)合實際情況,，制定本單位、本系統(tǒng)電子文件收集的具體范圍,。



 6電子文件的歸檔



 6.1歸檔要求



 文件形成部門應(yīng)隨時對電子文件進(jìn)行邏輯歸檔,，每月把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行物理歸檔，并按檔案管理的要求進(jìn)行登記和交接,。



 6.2歸檔電子文件應(yīng)按"件"進(jìn)行管理,。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來進(jìn)行管理,，如：正文與附件,、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計算機軟件或源程序等,。



 6.3電子文件形成部門要隨時收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件,，依照附錄A要求進(jìn)行著錄并填寫《歸檔電子文件登記表》（見附錄B）。歸檔電子文件應(yīng)逐件編目,。



 6.4文件形成部門應(yīng)于每月初將上月形成的經(jīng)過檢驗的電子文件和《歸檔電子文件登記表》保存在脫機載體上,，并一式兩份向檔案部門移交。



 6.5檔案管理部門應(yīng)對歸檔電子文件進(jìn)行真實性,、有效性和完整性測試,，并填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（附錄C）,。登記表一式兩份,，一份由檔案部門保存，另一份由文件形成部門保存,。



 7歸檔電子文件的移交,、接收



 各單位應(yīng)在每年9月底前將經(jīng)過檢驗合格后的歸檔電子文件移交同級國家綜合檔案館，集中保管,。



 7.1移交,、接收檢驗



 7.1.1文件形成單位在移交電子文件之前應(yīng)對歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，合格率應(yīng)達(dá)到100%,。



 7.1.2檢驗項目包括檢查載體是否清潔,，是否有劃痕；檢查電子文件有無病毒,；核實電子文件的真實性,、完整性和有效性。



 7.2移交手續(xù)



 交接雙方驗收合格后,，填寫《歸檔電子文件移交,、接收檢驗登記表》,。登記表一式兩份，交接雙方各保存一份,。



 7.3歸檔電子文件的存儲



 7.3.1一個歸檔年度的電子文件應(yīng)拷貝至一盤或多盤載體中,，幾個歸檔年度的電子文件不應(yīng)存儲在一盤載體中。



 7.3.2本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用只讀光盤,、磁帶作為歸檔電子文件的保存載體,。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫狀態(tài),。



 7.3.3存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽,，注明全宗號、歸檔年度,、盤號和套別（見8.1）,。



 7.3.4信息組織結(jié)構(gòu)



 每盤存儲載體的根目錄下有說明文件、著錄文件,、歸檔電子文件子目錄,。每盤存儲載體應(yīng)具有如下信息組織結(jié)構(gòu)：(見附圖一)



 7.3.4.1說明文件



 7.3.4.1.1文件名：README



 7.3.4.1.2文件內(nèi)容：有關(guān)本存儲載體的各種信息。應(yīng)包括全宗號,、全宗名稱,、歸檔年度、盤號,、制作人,、檢查人、制作時間,。



 7.3.4.1.3文件格式：說明文件為字符文件,。每行的左邊為標(biāo)題，右邊為說明內(nèi)容,，中間用冒號分開,。字符代碼應(yīng)符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的規(guī)定,。



 7.3.4.2著錄文件



 7.3.4.2.1文件名：DESCRIPT.XML



 7.3.4.2.2文件內(nèi)容：歸檔電子文件登記表的電子版本,。



 7.3.4.2.3文件格式：XML文件（具體格式見附錄D）。著錄文件包含項目同《歸檔電子文件登記表》,。



 7.3.4.3歸檔電子文件子目錄



 7.3.4.3.1目錄名：DATA



 7.3.4.3.2目錄內(nèi)容：以子目錄的形式存放歸檔電子文件，一件電子文件保存在一個子目錄中,，子目錄名為全宗號+歸檔年度+保管期限+件號,，如000012002100001，其中第1-5位為全宗號,，第6-9位為歸檔年度,，第10位為保管期限（永久為1,，長期為2，短期為3）,，第11-15位為件號,。



 8歸檔電子文件的保管和利用



 8.1歸檔電子文件要一式三套，一套封存保管,，一套供查閱使用,，一套異地保存。套別用符號表示分別為：A,、B,、C。



 8.2歸檔電子文件的保管要求



 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外,，還應(yīng)符合下列條件,。



 8.2.1歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦,、劃,、觸摸記錄涂層。



 8.2.2環(huán)境溫度選定范圍：17℃~20℃,；相對濕度選定范圍：35%~45%,。



 8.2.3存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強磁場，并與有害氣體隔離,。



 8.3對磁性載體每滿2年,，光盤每滿4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留時間不少于4年,。



 8.4歸檔電子文件的封存載體不得外借,。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不得擅自復(fù)制電子文件。



 8.5歸檔的密級電子文件的利用,，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)保密規(guī)定,。



 9歸檔電子文件的鑒定銷毀



 9.1歸檔電子文件的銷毀鑒定，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。



 9.2歸檔電子文件的銷毀,，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實施,。



 9.3屬于保密范圍的歸檔電子文件被銷毀時,，如存儲在不可擦除的載體上，須連同存儲載體一起銷毀,，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除,。



 10歸檔電子文件的統(tǒng)計



 檔案保管單位應(yīng)當(dāng)按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計,。



 附錄A



 電子文件著錄項目







 下列著錄項目標(biāo)注"*"者為必著項,，其它為選著項。



 A1文件信息



 A1.1發(fā)文登記號：發(fā)文單位已發(fā)文件登記的順序號,。



 A1.2收文登記號：收文單位收到文件登記的順序號,。



 A1.3擬稿人：擬稿人員姓名。



 A1.4擬稿時間



 A1.5部門責(zé)任人：擬稿人員所在部門責(zé)任人姓名,。



 A1.6部門責(zé)任人審核時間



 A1.7核稿人：核稿人員姓名,。



 A1.8核稿時間



 A1.9簽發(fā)人：文件簽發(fā)人員姓名。



 *A1.10簽發(fā)時間



 A1.11打字者：打字員姓名,。



 A1.12打字時間



 A1.13校對者：文件校對人員姓名,。



 A1.14校對時間



 A1.15主送單位：文件主送單位名稱，幾個單位之間用",，"分隔,。



 A1.16抄送單位：文件抄送單位名稱，幾個單位之間用",，"分隔,。



 A1.17發(fā)送時間：文件的發(fā)出時間。



 A1.18緩急程度



 A1.19密級：指文件的保密等級,。按GB/T7156-1987第四章 文獻(xiàn)保管等級代碼表劃分為六個等級,，名稱與代碼如下：(見附圖二)



 A1.20收文者：接收文件的人員姓名。



 A1.21收文單位：接收文件的單位名稱,。



 A1.22收文時間：接收文件的時間,。



 A1.23批閱人



 A1.24批閱意見



 A1.25批示人



 A1.26批示意見



 A1.27承辦部門：文件辦理部門。



 A1.28辦理結(jié)果：文件的辦理結(jié)果,。



 A1.29辦結(jié)時間：文件辦理完畢的時間,。



 A2檔案信息



 A2.1歸檔人：指對該份文件進(jìn)行歸檔操作的人員姓名。



 A2.2歸檔單位：指對該份文件進(jìn)行歸檔操作的單位名稱,。



 A2.3歸檔時間



 *A2.4全宗號：指檔案館給立檔單位編制的代號,，全宗號用五位數(shù)表示，不足五位的前面用"0"補足,。



 *A2.5歸檔年度：指文件的形成年度,，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如"2002",。



 *A2.6保管期限：指文件的保存時間,，一般分為永久、長期,、短期三種,。



 *A2.7件號：指對應(yīng)紙質(zhì)或其他載體檔案文件在同一年度,、同一保管期限中的順序號，件號用五位數(shù)表示,，不足五位的前面用"0"補足。



 A2.8主題詞：按照DA/T19-1999,、《中國檔案主題詞表》及本專業(yè),、本單位的規(guī)范化詞表進(jìn)行標(biāo)引。



 A2.9分類號：根據(jù)《中國檔案分類法》和GB/T15418-1994的有關(guān)規(guī)定著錄,。



 A2.10鑒定者：對該份文件實行價值鑒定的人員姓名,。



 A2.11鑒定時間



 A2.12銷毀者：對該份文件實行銷毀的人員姓名。



 A2.13銷毀審批者：對該份文件銷毀審批的人員姓名,。



 A2.14銷毀時間



 A2.15開放標(biāo)識：指該份文件是否可以開放,，開放標(biāo)識項依據(jù)實際情況著錄為開放或控制。



 *A2.16題名：指文件的標(biāo)題,。



 *A2.17責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人,，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。



 *A2.18文件編號：文件的發(fā)文字號,。



 A2.19附件：指正文后的附加材料的題名,。



 *A2.20稿本：指文件的文稿和文本。稿本項依據(jù)實際情況著錄,，代碼表如下：(見附圖三)



 A2.21版本：指對文件修改,、更改后的不同狀態(tài)的描述，如第一版,、第二版等,。



 A2.22版本說明：對不同版本的說明性文字，如修改原因,、與上一版本的差異等,。



 A3電子文件信息



 A3.1硬件環(huán)境（名稱、型號）：指形成該份電子文件的硬件環(huán)境的描述,，包括計算機型號,、CPU型號、內(nèi)存數(shù)量等,，各個項目之間用",，"分隔。



 A3.2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境（名稱,、版本）：指形成該份電子文件的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的描述,，包括網(wǎng)絡(luò)類型、協(xié)議,、版本號等,，各個項目之間用"，"分隔。



 A3.3操作系統(tǒng)（名稱,、版本）：指形成該份電子文件的操作系統(tǒng)的描述,，包括操作系統(tǒng)名稱、版本號等,，各個項目之間用",，"分隔。



 A3.4應(yīng)用軟件（名稱,、版本）：指形成和瀏覽該份電子文件的的應(yīng)用軟件的描述,，包括軟件名稱、版本號等,，各個項目之間用",，"分隔。



 *A3.5文件類型：用英文字母代表電子文件的類型,，文件類型分為八種,，代碼表如下：(見附圖四)



 *A3.6文件名：文件在計算機系統(tǒng)中的名稱，多個文件綜合為一件的文件名之間用",！"分隔,，如"abcd.doc!efgh.tif"。



 A3.7文件長度：指電子文件的字節(jié)數(shù),。



 A3.8存儲位置：指電子文件的存儲路徑名,。



 A3.9創(chuàng)建人：指建立該電子文件的人員姓名。



 A3.10創(chuàng)建時間



 A3.12修改時間



 A3.13訪問人：指訪問該電子文件的人員姓名,，幾個姓名之間用",，"分隔。



 A3.14訪問時間



 *A3.15載體類型：指電子文件的存儲載體,。存儲載體選擇只讀光盤和磁帶,。



 A3.16盤號：指歸檔電子文件存儲載體的編號。存儲載體一盤編一個號,，編號每年從"00001"開始,。盤號用五位數(shù)表示，不足五位的前面用"0"補足,。







 附錄C



 歸檔電子文件移交,、接收檢驗登記表



 (見附圖五)



 附：歸檔電子文件登記表







 附錄D



 著錄文件（DESCRIPT.XML）格式



 著錄文件存放本張光盤保存的電子文件的著錄信息，包括全宗號,、歸檔年度,、保管期限、件號,、題名,、責(zé)任者,、文件編號、稿本,、文件類型,、文件名、載體類型,、簽發(fā)時間等項目,。著錄文件為字符文件，信息格式如下：(見附圖六)