• 【發(fā)布單位】廣東省
• 【發(fā)布文號(hào)】--
• 【發(fā)布日期】2002-08-26
• 【生效日期】2002-08-26
• 【失效日期】--
• 【文件來(lái)源】
• 【所屬類別】地方法規(guī)

印發(fā)廣東省駐境外及港澳地區(qū)國(guó)有企業(yè)檔案管理辦法的通知

印發(fā)廣東省駐境外及港澳地區(qū)國(guó)有企業(yè)檔案管理辦法的通知




印發(fā)廣東省駐境外及港澳地區(qū)國(guó)有企業(yè)檔案管理辦法的通知











 各市,、縣,、自治縣人民政府，省府直屬有關(guān)單位：



 《廣東省駐境外及港澳地區(qū)國(guó)有企業(yè)檔案管理辦法》業(yè)經(jīng)省人民政府同意,，現(xiàn)印發(fā)給你們,，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行,。







                             廣東省人民政府辦公廳



                             二○○二年八月二十六日







 廣東省駐境外及港澳地區(qū)國(guó)有企業(yè)檔案管理辦法








第一條 為加強(qiáng)我省國(guó)有及國(guó)有控股企業(yè)在境外各國(guó)及香港、澳門地區(qū)的全資,、控股企業(yè)或機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“國(guó)有境外企業(yè)”）的檔案管理,，防止國(guó)有資產(chǎn)的流失，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn),、經(jīng)營(yíng),、管理中的作用，根據(jù)《
中華人民共和國(guó)檔案法》,、《
廣東省檔案管理規(guī)定》和有關(guān)法律法規(guī),，制定本辦法。




第二條 本辦法所稱的國(guó)有境外企業(yè)檔案,，是指國(guó)有境外企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的,，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的，對(duì)企業(yè)生產(chǎn),、經(jīng)營(yíng)、管理具有查考利用價(jià)值的各種不同形式,、不同文字,、不同載體的歷史記錄。




第三條 國(guó)有境外企業(yè)檔案是反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的真實(shí)記錄,，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益,、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案全宗的重要組成部分,。國(guó)有境外企業(yè)及其工作人員都有保護(hù)本企業(yè)檔案的權(quán)利和義務(wù),。




第四條 國(guó)有境外企業(yè)必須建立健全檔案的收集、整理,、鑒定,、統(tǒng)計(jì)、保管,、利用等各項(xiàng)管理制度,，將檔案工作作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)信息化的組成部分,，統(tǒng)籌安排,，加強(qiáng)管理。




第五條 國(guó)有境外企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確一位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,，并根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際,，設(shè)立或者確定負(fù)責(zé)檔案工作的部門，配備適應(yīng)需要的專職或兼職檔案工作人員,。




第六條 國(guó)有境外企業(yè)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理,、分級(jí)負(fù)責(zé)的體制,。全省各級(jí)檔案行政管理部門依法對(duì)本級(jí)政府直屬的國(guó)有境外企業(yè)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)和監(jiān)督；各投資主體單位對(duì)國(guó)有境外企業(yè)的檔案工作進(jìn)行具體管理,。




第七條 國(guó)有境外企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立并認(rèn)真執(zhí)行文件材料歸檔制度,，將其納入企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù),、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理程序,，納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，將文件材料整理歸檔作為各項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束前的最后一道工作程序,，以保證歸檔文件材料的完整,、準(zhǔn)確、系統(tǒng),。




第八條 國(guó)有境外企業(yè)文件材料的歸檔范圍：



 （一）企業(yè)資產(chǎn)：包括各種物業(yè)（如樓宇,、房產(chǎn)、土地）的產(chǎn)權(quán)證,、使用證,，資產(chǎn)的注入、劃撥,、劃轉(zhuǎn),、無(wú)形資產(chǎn)買入的請(qǐng)示、批復(fù),、權(quán)屬證明及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)證明材料,，清產(chǎn)核資工作中形成的各種文件材料；



 （二）注冊(cè)登記：包括企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng),、審批,、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料（包括企業(yè)的章程及與各方簽訂的合同）,；



 （三）行政管理：包括董事會(huì),、監(jiān)事會(huì)形成的會(huì)議記錄、紀(jì)要,、決議等材料,；文秘工作,、勞動(dòng)工資,、人事管理、法律事務(wù),、外事公關(guān),、安全保衛(wèi)等工作形成的文件材料；



 （四）經(jīng)營(yíng)管理：包括經(jīng)營(yíng)決策,、計(jì)劃統(tǒng)計(jì),、財(cái)務(wù)管理、稽核審計(jì)等工作形成的文件材料,，各種合同,、協(xié)議及公證書，企業(yè)內(nèi)部管理與整頓形成的文件材料,；



 （五）生產(chǎn)技術(shù)管理：包括生產(chǎn)調(diào)度,、質(zhì)量管理、勞動(dòng)管理,、能源管理,、科技管理,、計(jì)量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作等形成的文件材料,；企業(yè)各種資質(zhì)證書及相關(guān)材料；



 （六）社團(tuán)工作：包括黨,、團(tuán)組織、工會(huì),、協(xié)會(huì),、紀(jì)檢監(jiān)察,、宣傳教育等方面形成的文件材料,；



 （七）投資開(kāi)發(fā)：包括境內(nèi)外投資項(xiàng)目中的項(xiàng)目建議（申請(qǐng)）書,、意向書,，可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估,、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件，合同,、章程,、協(xié)議等及其審批文件、批準(zhǔn)證書,；項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì),、施工,、竣工驗(yàn)收等活動(dòng)形成的文件材料。



 承包工程,、設(shè)計(jì)咨詢項(xiàng)目中的招投標(biāo),、中標(biāo)、簽訂合同,、施工準(zhǔn)備,、施工、竣工驗(yàn)收,、工程移交等活動(dòng)形成的文件材料,。



 ?科技經(jīng)貿(mào)合作項(xiàng)目中的合同、協(xié)議,，及實(shí)施合作過(guò)程中形成的主要文件材料,。



 勞務(wù)合作項(xiàng)目中的合同、協(xié)議,、人事管理,、財(cái)務(wù)管理等活動(dòng)形成的文件材料；



 （八）基本建設(shè)：包括本企業(yè)各種基建工程形成的依據(jù)性,、基礎(chǔ)性材料,；設(shè)計(jì)文件、施工文件,、監(jiān)理文件和竣工文件材料,；



 （九）設(shè)備儀器：包括各種自制、外購(gòu)設(shè)備及安裝調(diào)試文件材料,；



 （十）產(chǎn)品生產(chǎn)：包括每種產(chǎn)品從開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)到工藝,、工程安裝、加工制造,、檢驗(yàn)、包裝,、商標(biāo),、廣告等方面形成的文件材料,；



 （十一）科學(xué)研究：包括從開(kāi)題到實(shí)驗(yàn),、總結(jié)報(bào)告,、技術(shù)鑒定,、成果推廣應(yīng)用及轉(zhuǎn)讓等系列活動(dòng)中形成的文件材料,；



 （十二）聲像實(shí)物：包括各種活動(dòng)形成的照片、錄音,、錄像、磁盤,、光盤、證書,、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌,、錦旗,、書畫等,；



 （十三）境外上市公司除上述內(nèi)容外,，還應(yīng)收集申請(qǐng)上市的請(qǐng)示和同意上市的批準(zhǔn)文件,，上市公司招股書,，董事會(huì)、監(jiān)事會(huì),、股東大會(huì)形成的各種文件材料，上市公司對(duì)外發(fā)布的各種公告,、消息的正本與定稿等,；



 （十四）其它有利用和保存價(jià)值的文件材料,。




第九條 國(guó)有境外企業(yè)檔案管理部門或者檔案人員負(fù)責(zé)檔案資料的整理歸檔,，任何部門和個(gè)人不得將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料據(jù)為己有或拒絕歸檔,。歸檔的文件材料，應(yīng)參照國(guó)家和省的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,，進(jìn)行科學(xué)分類和整理,。其基本要求：



 （一）歸檔材料應(yīng)是原件，完整齊全,，能準(zhǔn)確反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和各項(xiàng)管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程；



 （二）歸檔材料應(yīng)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理,，區(qū)分不同價(jià)值，分門別類地編制歸檔文件目錄,，便于保管和利用。




第十條 國(guó)有境外企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和國(guó)家有關(guān)規(guī)定,，編制檔案保管期限表,。檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期,、短期三種。具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用及研究?jī)r(jià)值的永久保存,；在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的長(zhǎng)期或短期保存；凡是介于兩種保管期限之間的檔案,，其保管期限從長(zhǎng)。




第十一條 國(guó)有境外企業(yè)對(duì)保管到期的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定,。鑒定工作由企業(yè)負(fù)責(zé)人,、有關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案人員組成的鑒定小組負(fù)責(zé),，直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案列出銷毀清單，經(jīng)董事會(huì)或企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)同意并報(bào)境內(nèi)投資主體單位審批后就地銷毀,，銷毀清單永久保存,；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限繼續(xù)予以保存,。 其中，會(huì)計(jì)檔案的銷毀按財(cái)政部,、國(guó)家檔案局1998年8月印發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及國(guó)內(nèi)有關(guān)主管部門的規(guī)定辦理。




第十二條 國(guó)有境外企業(yè)應(yīng)當(dāng)配置適宜檔案安全保管的場(chǎng)地,、設(shè)備及保護(hù)設(shè)施，認(rèn)真做好檔案的保管和保護(hù)工作,，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全，防止檔案秘密內(nèi)容的泄漏,。



 當(dāng)國(guó)有境外企業(yè)暫不具備檔案安全保管條件或檔案安全受到威脅時(shí),，應(yīng)將涉及重要內(nèi)容的檔案以及涉及國(guó)家秘密的檔案及時(shí)運(yùn)回境內(nèi)，交由投資主體單位保管或委托國(guó)內(nèi)有關(guān)國(guó)家綜合檔案館寄存,。檔案館必須保障寄存檔案的安全，為寄存檔案所有者利用檔案做好各項(xiàng)服務(wù)工作,。




第十三條 國(guó)有境外企業(yè)的檔案管理實(shí)行綜合管理的原則，有條件的可實(shí)行統(tǒng)一管理,、集中保管的辦法；暫不具備條件的,，可采取統(tǒng)一要求、分部保管的模式,，但涉及企業(yè)產(chǎn)權(quán)、債權(quán)債務(wù),、營(yíng)銷策略和核心技術(shù)方面的檔案，必須集中統(tǒng)一管理,。




第十四條 國(guó)有境外企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)（如企業(yè)重組、退出市場(chǎng),、兼并,、出售、股份制改造,、股份合作制、與外商合資,、合作經(jīng)營(yíng)、承包,、租賃等）時(shí)，其檔案處置原則上分類進(jìn)行,，即：



 （一）基建檔案,、設(shè)備儀器檔案隨其實(shí)體歸屬,；



 （二）產(chǎn)品、科研檔案（其中含專利,、商標(biāo)、專有技術(shù)等檔案）隨產(chǎn)品商標(biāo),、生產(chǎn)技術(shù),、專利技術(shù)和科研成果所有權(quán)的變更而轉(zhuǎn)移。對(duì)本企業(yè)擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)品,、科研檔案，在轉(zhuǎn)移之前,，可復(fù)制一套保存；



 （三）會(huì)計(jì)檔案按前述《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行,；



 （四）生產(chǎn)技術(shù)管理,、經(jīng)營(yíng)管理檔案經(jīng)商定,，可移交接收方，亦可隨黨團(tuán)工作和行政管理方面的檔案移交國(guó)內(nèi)的國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司或有關(guān)企業(yè)集團(tuán)保管,。如國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司或有關(guān)企業(yè)集團(tuán)不能接收，應(yīng)將上述檔案寄存在國(guó)內(nèi)有關(guān)的國(guó)家綜合檔案館,。




第十五條 國(guó)有境外企業(yè)依法進(jìn)行關(guān)閉,、破產(chǎn)、拍賣時(shí),，企業(yè)的基建,、設(shè)備儀器檔案隨其實(shí)體歸屬,；產(chǎn)品,、科研檔案連同有關(guān)產(chǎn)品專利和技術(shù)一起進(jìn)行轉(zhuǎn)讓；會(huì)計(jì)檔案按前述《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行,；其它各類管理性檔案尤其是涉及國(guó)家機(jī)密的檔案,，應(yīng)運(yùn)回國(guó)內(nèi)移交給有關(guān)國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司或企業(yè)集團(tuán)保管；如有關(guān)國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司或企業(yè)集團(tuán)不能接收,，應(yīng)將上述檔案寄存在國(guó)內(nèi)有關(guān)國(guó)家綜合檔案館,。其它形式的產(chǎn)權(quán)變動(dòng)，其檔案的具體處置辦法應(yīng)根據(jù)各企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的實(shí)際情況,，按照國(guó)家和省的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。




第十六條 國(guó)有境外企業(yè)檔案管理部門和檔案管理人員,，應(yīng)積極做好檔案的利用工作，充分發(fā)揮檔案的作用,，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理工作服務(wù),。



 國(guó)有境外企業(yè)在開(kāi)展檔案利用中，對(duì)國(guó)內(nèi)派駐境外企業(yè)的工作人員和境外聘用的員工,，應(yīng)按照其職責(zé)范圍，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《
中華人民共和國(guó)保密法》的規(guī)定,，實(shí)行內(nèi)外有別的辦法。




第十七條 國(guó)有境外企業(yè)因工作需要,，須攜帶本企業(yè)保存在境內(nèi)的檔案原件或檔案復(fù)印件出境時(shí)，可由投資主體單位出具證明,，海關(guān)憑證明放行。如攜帶,、運(yùn)輸、郵寄對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件出境,，須經(jīng)省以上檔案行政管理部門審核批準(zhǔn),。