• 【發(fā)布單位】福建省財(cái)政廳
• 【發(fā)布文號(hào)】閩財(cái)購(gòu)[2005]27號(hào)
• 【發(fā)布日期】2005-07-01
• 【生效日期】2005-09-01
• 【失效日期】--
• 【文件來(lái)源】福建省
• 【所屬類別】政策參考

福建省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法

福建省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法

(閩財(cái)購(gòu)[2005]27號(hào))





各設(shè)區(qū)市財(cái)政局,、監(jiān)察局,、省政府采購(gòu)中心、省級(jí)各政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)：



 為加強(qiáng)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的管理,，有效保護(hù)和利用政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資源,，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際,，制定了《福建省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行,。



福建省財(cái)政廳

二○○五年七月一日





福建省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法




第一條 為加強(qiáng)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的管理,，有效保護(hù)和利用政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資源，根據(jù)《
中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》和《
中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定,，結(jié)合我省實(shí)際,，制定本辦法。




第二條 本辦法適用福建省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理,。




第三條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是反映政府采購(gòu)活動(dòng)的重要記錄,。采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在組織實(shí)施政府采購(gòu)項(xiàng)目活動(dòng)中形成的文件材料，都應(yīng)歸入政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理,，以保證檔案資料的真實(shí),、完整與安全。




第四條 采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)要依法做好政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作,，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的立卷,、歸檔、保管和銷毀的管理,，確保政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案存放有序,、查閱方便，嚴(yán)防毀損,、散失,。




第五條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是指采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在政府采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的文字、圖紙,、圖表,、音像、紙質(zhì),、磁盤,、光盤等不同媒質(zhì)載體的記錄,。



 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案具體包括：



 （一）項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備材料。



 1.采購(gòu)項(xiàng)目計(jì)劃書(shū),；



 2.采購(gòu)項(xiàng)目計(jì)劃批復(fù)書(shū)（含采購(gòu)方式批復(fù)書(shū)）,；



 3.委托代理協(xié)議；



 4.招標(biāo)文件論證資料,；



 5.招標(biāo)文件確認(rèn)函,；



 （二）項(xiàng)目的招標(biāo)（詢價(jià)、談判等）文件材料,。



 1.已發(fā)出采購(gòu)文件（包括招標(biāo),、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判,、單一來(lái)源采購(gòu)的有關(guān)文件,、資料、樣本,、圖紙等）,；



 2.已發(fā)出采購(gòu)文件的必要澄清或修改的文件；



 3.采購(gòu)公告（包括招標(biāo)公告等）,、邀請(qǐng)招標(biāo)函,、詢價(jià)函或者談判邀請(qǐng)函；



 4.購(gòu)買招標(biāo)（詢價(jià)等）文件的登記記錄（包括不足三家的情況記錄）,；



 5.供應(yīng)商的資格審查情況報(bào)告,；



 6.邀請(qǐng)招標(biāo)的供應(yīng)商邀請(qǐng)過(guò)程記錄；



 7.詢價(jià)及競(jìng)爭(zhēng)性談判的邀請(qǐng)對(duì)象確定理由等材料,；



 8.答疑會(huì)議記錄和紀(jì)要,；



 9.現(xiàn)場(chǎng)踏勘記錄；



 10.繳交投標(biāo)保證金情況表,；



 （三）項(xiàng)目的開(kāi)標(biāo)文件材料。



 1.收取投標(biāo)文件的登記記錄,；



 2.參加開(kāi)標(biāo)會(huì)議的供應(yīng)商簽到名單（或開(kāi)標(biāo)情況確認(rèn)表）,；



 3.開(kāi)標(biāo)會(huì)議議程（含主持人、唱標(biāo)人,、監(jiān)標(biāo)人名單）,；



 4.開(kāi)標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn),、過(guò)程的有關(guān)記錄,；



 5.評(píng)審專家形成過(guò)程和名單；



 6.投標(biāo)人不足三家的廢標(biāo)材料記錄,；



 （四）項(xiàng)目的投標(biāo)（報(bào)價(jià)等）文件材料,。



 1.投標(biāo)文件的正本（包括投標(biāo)、報(bào)價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判,、單一來(lái)源采購(gòu)的文件,、資料等）；



 2.已提交投標(biāo)文件的補(bǔ)充,、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄,；



 （五）項(xiàng)目的評(píng)審文件材料。



 1.項(xiàng)目評(píng)標(biāo)小組（詢價(jià)小組,、談判小組）組成人員,、監(jiān)督人員及有關(guān)工作人員簽到表；



 2.評(píng)審過(guò)程記錄及打分表,；



 3.評(píng)審報(bào)告及附件,；



 4.項(xiàng)目廢標(biāo)報(bào)告及處理意見(jiàn)；



 5.評(píng)審紀(jì)律材料,；



 6.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控錄音,、錄像材料；



 （六）項(xiàng)目的中標(biāo)文件材料,。



 1.確定采購(gòu)供應(yīng)商的文件材料（含采購(gòu)人對(duì)采購(gòu)結(jié)果的確定文件,、采購(gòu)結(jié)果通知書(shū)等）；



 2.質(zhì)疑投訴處理材料（包含供應(yīng)商質(zhì)疑書(shū),、代理機(jī)構(gòu)質(zhì)疑答復(fù),、投訴處理決定等材料）；



 （七）項(xiàng)目采購(gòu)階段的文件資料,。



 1.政府采購(gòu)項(xiàng)目合同（包括合同的訂立,、補(bǔ)充、修改,、終止執(zhí)行等）,；



 2.項(xiàng)目的驗(yàn)收文件材料；



 3.資金支付文件及證明,；



 （八）其他文件材料,。



 1.項(xiàng)目工作總結(jié)；



 2.項(xiàng)目效益評(píng)估書(shū),；



 3.其他與采購(gòu)項(xiàng)目,、采購(gòu)過(guò)程及采購(gòu)項(xiàng)目完成情況有關(guān)的文件材料。




第六條 采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在政府采購(gòu)項(xiàng)目合同簽訂,、交付驗(yàn)收完成后,，按照歸檔內(nèi)容要求和檔案管理的有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)收集,、整理,、立卷,、裝訂、編制目錄,、歸檔,。采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在開(kāi)展采購(gòu)項(xiàng)目時(shí)作出的或接收的文件資料屬于其歸檔的范圍。



 采購(gòu)人政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案應(yīng)由其內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)或人員統(tǒng)一管理,；采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)采購(gòu)項(xiàng)目檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,。



 除政府采購(gòu)監(jiān)管部門和其他對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)依法行使監(jiān)督檢查職能的部門因監(jiān)督檢查需要可以查閱或復(fù)制政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案外，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案原則上不得查閱,、復(fù)制和借出,。特殊情況確需查閱或復(fù)制政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),，并辦理登記手續(xù),。查閱或者復(fù)制政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料人員，嚴(yán)禁在檔案資料上涂畫(huà),、拆封和抽換,。



 采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案查閱、復(fù)制登記制度,。




第七條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案按照年度項(xiàng)目編號(hào)順序進(jìn)行組卷,。



 卷內(nèi)檔案材料按照政府采購(gòu)工作流程的順序排列，依次為項(xiàng)目立項(xiàng)準(zhǔn)備,、項(xiàng)目招標(biāo),、項(xiàng)目開(kāi)標(biāo)、項(xiàng)目評(píng)審,、招標(biāo)結(jié)果,、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收的文件材料及其他資料,。




第八條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起保存十五年,。




第九條 保管期滿的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案，可按檔案管理的有關(guān)規(guī)定銷毀,。




第十條 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理人員工作變動(dòng),，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后,，方可生效,。




第十一條 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)因解散或被終止政府采購(gòu)業(yè)務(wù)代理資格的,，應(yīng)將政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案移交給該項(xiàng)目采購(gòu)單位的同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門,，并按規(guī)定辦理雙方交接手續(xù)。



 移交項(xiàng)目檔案手續(xù)必須在3個(gè)月內(nèi)完成,。



 移交政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的單位,，應(yīng)當(dāng)編制檔案移交清冊(cè),，列明應(yīng)當(dāng)移交的檔案名稱、卷號(hào),、冊(cè)數(shù),、起止年度、應(yīng)保管期限,、已保管期限等,。



 交接雙方按照檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交,。交接完畢后,，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在檔案移交清冊(cè)上簽名。移交清冊(cè)應(yīng)作永久保管,。




第十二條 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極配合政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門對(duì)其政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的檢查,。




第十三條 部門集中采購(gòu)、分散采購(gòu)的項(xiàng)目檔案管理,，可參照本辦法執(zhí)行,。




第十四條 各設(shè)區(qū)市財(cái)政局可根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，制定具體辦法,。




第十五條 本辦法自2005年9月1日起執(zhí)行,。