• 【發(fā)布單位】廣東省廣州市
• 【發(fā)布文號(hào)】穗府辦[2005]15號(hào)
• 【發(fā)布日期】2005-03-29
• 【生效日期】2005-04-22
• 【失效日期】--
• 【文件來(lái)源】廣州市
• 【所屬類(lèi)別】地方法規(guī)

廣州市政府電子公文與信息交換暫行辦法

廣州市政府電子公文與信息交換暫行辦法

(穗府辦[2005]15號(hào))





各區(qū),、縣級(jí)市人民政府,，市政府各部門(mén)、各直屬機(jī)構(gòu)：



 現(xiàn)將《廣州市政府電子公文與信息交換暫行辦法》印發(fā)給你們,，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行,。





廣州市政府電子公文與信息交換暫行辦法




第一章 總 則




第一條 廣州市政府電子公文與信息交換系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)交換系統(tǒng))，是運(yùn)行在廣州市電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上,，供廣州市政府,、市政府各職能部門(mén)和區(qū)、縣級(jí)市政府及其他經(jīng)批準(zhǔn)參加交換的單位進(jìn)行電子公文與信息交換的計(jì)算機(jī)應(yīng)用平臺(tái),。為使電子公文與信息交換做到安全,、保密、準(zhǔn)確,、及時(shí),，根據(jù)《印發(fā)廣州市電子公文和信息交換管理試行規(guī)定的通知》(穗府辦[2004]10號(hào))，制定本辦法,。




第二條 本辦法適用于廣州市政府,、市政府各職能部門(mén)和區(qū)和縣級(jí)市政府及其他經(jīng)批準(zhǔn)參加交換的單位(以下簡(jiǎn)稱(chēng)使用單位),，和各使用單位的電子公文與信息交換系統(tǒng)使用人員(以下簡(jiǎn)稱(chēng)使用人員)。




第二章 交換內(nèi)容




第三條 在交換系統(tǒng)中交換的內(nèi)容為使用單位的電子公文與信息等,。




第四條 下列文件,、信息暫不在交換系統(tǒng)中進(jìn)行交換：



 (一)密級(jí)(秘密以上)文件；



 (二)急件,，特急件,；



 (三)私人信件等與工作無(wú)關(guān)的電子文件和信息。




第三章 管理機(jī)構(gòu)




第五條 市府辦公廳負(fù)責(zé)指導(dǎo),、檢查和督促各使用單位的電子公文和信息交換工作,。




第六條 市府辦公廳政務(wù)信息中心負(fù)責(zé)電子公文與信息交換管理和維護(hù)的具體工作。其職責(zé)如下：



 (一)受理交換系統(tǒng)中單位注冊(cè),、名稱(chēng)變更,、撤銷(xiāo)等相關(guān)申請(qǐng)，辦理相應(yīng)審批手續(xù),；



 (二)制定電子公文與信息交換的具體工作規(guī)范及制度,；



 (三)征詢(xún)各使用單位的意見(jiàn)和建議，研究,、協(xié)調(diào)解決各使用單位在電子公文與信息交換中出現(xiàn)的問(wèn)題,，并提出處理意見(jiàn),；



 (四)組織各使用單位系統(tǒng)管理員和用戶(hù)進(jìn)行系統(tǒng)使用知識(shí)的培訓(xùn)等工作,；



 (五)組織和提供電子公文與信息交換的軟件和必要的技術(shù)支持；



 (六)負(fù)責(zé)交換系統(tǒng)的運(yùn)行,、維護(hù)和日常管理工作,。




第七條 各使用單位相互之間在電子公文與信息交換過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，由相關(guān)單位自行協(xié)商解決,，協(xié)商后仍不能解決的,，可轉(zhuǎn)交市府辦公廳協(xié)調(diào)解決。




第四章 使用單位




第八條 凡需要使用交換系統(tǒng)的單位,，應(yīng)向市府辦公廳提出書(shū)面申請(qǐng)(政務(wù)信息中心承辦),。機(jī)關(guān)、事業(yè)單位需提交單位成立的編辦批文,；企業(yè)及其他單位需經(jīng)上級(jí)土管單位簽署意見(jiàn),。經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可辦理注冊(cè)手續(xù)并取得其系統(tǒng)管理員帳號(hào)和密碼。




第九條 因以下情況而需要在交換系統(tǒng)中變更使用單位有關(guān)資料的,，應(yīng)向市府辦公廳提出書(shū)面申請(qǐng),，并辦理相關(guān)手續(xù)：



 (一)使用單位名稱(chēng)變更的，在交換系統(tǒng)中應(yīng)辦理名稱(chēng)變更手續(xù),，并由該單位來(lái)函確定新使用單位的系統(tǒng)管理員及用戶(hù)名單,；



 (二)使用單位被撤銷(xiāo)的,，在交換系統(tǒng)中應(yīng)辦理注銷(xiāo)手續(xù)。即在交換系統(tǒng)中刪除該單位名稱(chēng),，注銷(xiāo)該單位電子印章和用戶(hù),，并將交換系統(tǒng)中的相關(guān)文件按被撤銷(xiāo)單位提出的處理辦法進(jìn)行處理；



 (三)使用單位合并的,，合并后的使用單位名稱(chēng)如果沿用合并前其中一個(gè)使用單位的名稱(chēng),，則該名稱(chēng)作為合并后的使用單位名稱(chēng)在交換系統(tǒng)中保留，被合并的使用單位按本條第二款辦理注銷(xiāo)手續(xù),；合并后的使用單位如果使用新的單位名稱(chēng),，則按本辦法第八條辦理注冊(cè)手續(xù)，合并前在交換系統(tǒng)中所使用的相關(guān)單位名稱(chēng)按本條第二款辦理注銷(xiāo)手續(xù),。




第十條 各使用單位應(yīng)按照交換系統(tǒng)統(tǒng)一配置的要求,，結(jié)合本單位實(shí)際情況，保證提供交換工作所需的設(shè)備和工作環(huán)境,。




第五章 使用人員




第十一條 交換系統(tǒng)使用人員必須是政治可靠,，保密觀念、責(zé)任心和組織紀(jì)律性強(qiáng)的在編干部,。




第十二條 各使用單位的系統(tǒng)管理員是負(fù)責(zé)開(kāi)設(shè)本單位用戶(hù)帳號(hào)和維護(hù)交換系統(tǒng)配套工具的使用人員,，由具有較高計(jì)算機(jī)知識(shí)水平和操作能力的在編干部擔(dān)任。




第十三條 交換系統(tǒng)中各使用單位的系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)按規(guī)范開(kāi)設(shè)用戶(hù)帳號(hào)和設(shè)定初始密碼,，并根據(jù)使用人員的工作職責(zé)合理分配角色和權(quán)限,，報(bào)市府辦公廳備案。




第十四條 交換系統(tǒng)中的所有使用人員要自覺(jué)遵守交換系統(tǒng)運(yùn)行中相關(guān)的規(guī)章制度,，按照自己的權(quán)限,，認(rèn)真完成本人在交換系統(tǒng)中所承擔(dān)的工作。




第十五條 交換系統(tǒng)中的使用人員帳號(hào)應(yīng)保證一人一號(hào),，密碼由本人保管,。用戶(hù)取得帳號(hào)和初始密碼后應(yīng)立即修改密碼，若忘記密碼應(yīng)向本單位系統(tǒng)管理員提出申請(qǐng),，恢復(fù)初始密碼,。




第十六條 為使用系統(tǒng)的短信通知功能，用戶(hù)應(yīng)在本人帳號(hào)的個(gè)人資料上登記自己的手機(jī)號(hào)碼,，供接收交換系統(tǒng)的短信提醒之用,。如手機(jī)換號(hào)應(yīng)及時(shí)更換資料。




第十七條 未經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意,，無(wú)關(guān)人員不得使用交換系統(tǒng)用戶(hù)的帳號(hào)和密碼登錄交換系統(tǒng),。




第六章 電子印章的使用和管理




第十八條 電子印章包括蓋章用的簽名印章和用于打印的驗(yàn)證印章。簽名印章作為電子印章的主體,，蓋章后的電子公文具有法律效力,；驗(yàn)證印章是電子印章的重要組成部分,，供打印時(shí)驗(yàn)證電子公文中簽名印章的有效性。通過(guò)驗(yàn)證并按規(guī)定方式打印而成的紙制公文具有法律效力,。




第十九條 電子印章的制作式樣和標(biāo)準(zhǔn),，按國(guó)務(wù)院《關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》(國(guó)發(fā)(1999)25號(hào))執(zhí)行。




第二十條 交換系統(tǒng)中各使用單位電子印章的制作,、變更或銷(xiāo)毀統(tǒng)一由市府辦公廳負(fù)責(zé),，市府辦公廳政務(wù)信息中心負(fù)責(zé)具體工作。




第二十一條 各使用單位需要制作,、變更或銷(xiāo)毀本單位電子印章的,，由本單位提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意并簽字后,，送市府辦公廳秘書(shū)處辦理報(bào)批審核手續(xù),。經(jīng)市府辦公廳領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可辦理。




第二十二條 電子印章的制作,、變更或銷(xiāo)毀需在電子印章服務(wù)器上安裝加密器件,，該加密器件由市府辦公廳秘書(shū)處保密室負(fù)責(zé)管理。




第二十三條 制作,、變更或銷(xiāo)毀電子印章時(shí),，市府辦公廳秘書(shū)處保密室、市府辦公廳政務(wù)信息中心和公章所屬單位相關(guān)人員必須同時(shí)在場(chǎng),。




第二十四條 各使用單位的簽名印章應(yīng)等同于實(shí)物印章管理,，必須由負(fù)責(zé)保密工作的處室指定專(zhuān)人保管和使用。簽名印章的載體和密碼可由兩人或兩人以上分別保管,。




第二十五條 電子印章由于損壞,、遺失等原因造成不能使用需要換領(lǐng)或補(bǔ)發(fā)時(shí),，用章單位須出具書(shū)面證明,，并按第二十條、二十二條的規(guī)定辦理手續(xù),。若屬損壞,，則需要將舊電子印章交市府辦公廳保密室銷(xiāo)毀。因單位名稱(chēng)變更,、撤銷(xiāo),、合并等原因而需要在交換系統(tǒng)中變更資料的，必須將舊電子印章交回市府辦公廳保密室處理,，并按第二十條,、二十二條的規(guī)定辦理手續(xù)。




第二十六條 各使用單位應(yīng)按照國(guó)務(wù)院國(guó)發(fā)[1999)25號(hào)文件規(guī)定,，參照本辦法制定本單位電子印章的管理使用辦法,。




第七章 電子公文的發(fā)送




第二十七條 在交換系統(tǒng)中交換的電子公文,，其文種、格式,、內(nèi)容等的審核把關(guān)由發(fā)文單位負(fù)責(zé),。所交換的電子公文正文必須是不可更改的CEB格式。




第二十八條 公文若帶有不方便進(jìn)行電子化處理的附件(如：書(shū)籍,、圖紙等),，暫按紙質(zhì)公文交換的方式進(jìn)行交換。同時(shí),，將公文正文以電子公文形式進(jìn)行交換,。




第二十九條 電子公文的發(fā)送由電子公文制作、電子公文蓋章,、電子公文發(fā)送三個(gè)必要環(huán)節(jié)組成,，可由一個(gè)或多個(gè)工作人員負(fù)責(zé)。




第三十條 各使用單位每日(節(jié)假日除外)下午3時(shí)前發(fā)送的電子公文視為當(dāng)日交換公文,。若有特殊情況,，收文單位需要發(fā)文單位在上述時(shí)間以外發(fā)送當(dāng)日電子公文，收文單位應(yīng)事先通知發(fā)文單位,，明確發(fā)送時(shí)間,。




第三十一條 在發(fā)送電子公文時(shí)，必須選擇公文的主送,、抄送單位,，并設(shè)置允許接收單位打印的份數(shù)。




第三十二條 在交換系統(tǒng)中完成發(fā)送電子公文操作的時(shí)間為電子公文的發(fā)送時(shí)間,。




第八章 電子公文的接收




第三十三條 各使用單位應(yīng)按時(shí)接收電子公文,。每日(節(jié)假日除外)下午3時(shí)以前接收的電子公文視為收文單位當(dāng)日收文。



 若有特殊情況,，發(fā)文單位需要收文單位在上述時(shí)間以外接收當(dāng)日電子公文,，發(fā)文單位應(yīng)事先通知接收單位，明確接收時(shí)間,。




第三十四條 接收電子公文時(shí),，必須認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后方可進(jìn)行打印和脫密下載操作,，否則應(yīng)予以退回,。




第三十五條 電子公文打印必須由持有驗(yàn)證公章的交換人員進(jìn)行，并按常規(guī)收文進(jìn)行登記,。




第三十六條 脫密下載后的電子公文相當(dāng)于紙質(zhì)公文復(fù)印件,，參照紙質(zhì)公文的管理辦法處理。




第三十七條 首次進(jìn)行電子公文打印或脫密下載,，及通過(guò)交換系統(tǒng)接口從交換系統(tǒng)中讀取電子公文進(jìn)入收文單位辦公系統(tǒng)的時(shí)間為電子公文的接收時(shí)間,。




第三十八條 電子公文接收失敗時(shí)(包括打印,、脫密下載和通過(guò)系統(tǒng)接口直接讀取)，收文單位應(yīng)及時(shí)向發(fā)文單位提出申請(qǐng),，說(shuō)明原因,，請(qǐng)求重發(fā)或追加打印份數(shù)。




第九章 信息交換




第三十九條 交換系統(tǒng)中的信息主要包括工作動(dòng)態(tài),、請(qǐng)求辦理的事項(xiàng),、專(zhuān)題、向市府辦公廳報(bào)送的政務(wù)信息,、刊物等,。




第四十條 交換的信息內(nèi)容遵循“誰(shuí)交換，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則,，要求內(nèi)容準(zhǔn)確,、翔實(shí)、時(shí)效性強(qiáng),。




第四十一條 各使用單位應(yīng)在每年二月底前或根據(jù)工作實(shí)際情況安排時(shí)間,，將上年的工作總結(jié)和本年的工作計(jì)劃分別上載到交換系統(tǒng)中，在工作動(dòng)態(tài)欄目中發(fā)布,；每月十日前或根據(jù)工作實(shí)際情況安排時(shí)間,，將上月的工作完成情況和本月的工作安排分別上載到交換系統(tǒng)中，在工作動(dòng)態(tài)欄目中發(fā)布,。




第四十二條 請(qǐng)求辦理事項(xiàng)的請(qǐng)求方是交換系統(tǒng)中具有相關(guān)權(quán)限的用戶(hù),。請(qǐng)求方在發(fā)送請(qǐng)求前，必須將要求對(duì)方辦理的事項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)清楚,。如有時(shí)限要求,，應(yīng)設(shè)定辦理時(shí)限。辦理方收到辦理事項(xiàng)請(qǐng)求后,，應(yīng)在辦理期限內(nèi)及時(shí)辦理,，并作出相應(yīng)的回復(fù)，若不能按時(shí)完成,，應(yīng)及時(shí)向請(qǐng)求方說(shuō)明原因,。




第四十三條 專(zhuān)題報(bào)告主要是用于各使用單位向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送專(zhuān)題信息。專(zhuān)題信息的報(bào)送時(shí)間,、內(nèi)容和范圍由報(bào)送單位自行確定。




第四十四條 各使用單位在交換系統(tǒng)中向市府辦公廳報(bào)送政務(wù)信息的辦法,，參照《印發(fā)（廣州市人民政府政務(wù)信息工作管理規(guī)定)》(穗府[2003]2號(hào))執(zhí)行,。聯(lián)合報(bào)送的信息，主報(bào)單位發(fā)送前要注明聯(lián)合報(bào)送單位的名稱(chēng)和作者,。報(bào)送的信息如屬于修改稿或約稿的,，報(bào)送單位應(yīng)在標(biāo)題欄中特別注明,。




第四十五條 各使用單位應(yīng)在交換系統(tǒng)中編輯和發(fā)布本單位所出版的刊物，逐步減少紙質(zhì)刊物的出版發(fā)行,?？锏陌l(fā)行范圍可通過(guò)交換系統(tǒng)中設(shè)置讀者范圍，由刊物出版發(fā)行單位自行設(shè)定,。




第十章 應(yīng)急處理




第四十六條 當(dāng)交換系統(tǒng)出現(xiàn)故障,，引起電子公文與信息無(wú)法在電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行正常交換時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知市府辦公廳(政務(wù)信息中心承辦),。由市府辦公廳盡快組織有關(guān)單位查明原因,，排除故障，并在24小時(shí)內(nèi)作出響應(yīng),。




第四十七條 若24小時(shí)內(nèi)仍未排除故障,，造成交換系統(tǒng)不能正常運(yùn)行時(shí)，由市府辦公廳提出解決辦法,，并以紙質(zhì)書(shū)面的方式通知各使用單位,，保障公文與信息交換工作的正常進(jìn)行。




第十一章 附 則




第四十八條 本辦法由市府辦公廳制定并解釋,。




第四十九條 本辦法自二OO五年四月二十二日起施行,。