合同管理的發(fā)展趨勢與整個企業(yè)的發(fā)展趨勢是一致的,。企業(yè)究竟設(shè)置什么樣的管理部門、采取何種組織形式實施合同管理,，需要考慮企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的大小,、業(yè)務往來的多少以及管理人員的素質(zhì)等諸多因素。就大中型企業(yè)而言,，應設(shè)置法律顧問部門作為企業(yè)合同管理的常設(shè)管理機構(gòu)，實行企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務部門,、各單位分口管理相結(jié)合的管理模式,。

 

“陣而后戰(zhàn),，兵法之常,?！痹O(shè)置合同管理機構(gòu)是進行科學的合同管理的前提，是建立合同管理的職能部門,、構(gòu)建合同管理的基本框架和明確合同管理的權(quán)責配置的基礎(chǔ)，直接影響合同管理的科學化,、精細化和高效化,。

 

一、總法律顧問制度

 

總法律顧問是具有法律顧問資格和豐富企業(yè)經(jīng)營管理經(jīng)驗的企業(yè)內(nèi)部高級管理人員,，直接對企業(yè)經(jīng)營者負責,，職責是參與企業(yè)重大經(jīng)營決策,，并依法提出意見，以保證企業(yè)依法經(jīng)營,、維護企業(yè)和股東的合法權(quán)益,。針對企業(yè)對重大決策、重要生產(chǎn)經(jīng)營活動的法律論證和審核把關(guān)不夠嚴格的實際情況,，目前許多國有大中型企業(yè)已經(jīng)將總法律顧問制度納入了企業(yè)經(jīng)營管理的全過程，以加強法律風險防范機制建設(shè),，有效發(fā)揮企業(yè)總法律顧問的法律風險把關(guān)作用,。

 

2002年7月,，國家經(jīng)濟貿(mào)易委員會、中共中央組織部,、中共中央企業(yè)工作委員會,、中共中央金融工作委員會,、人事部,、司法部,、國務院法制辦公室聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于在國家重點企業(yè)開展企業(yè)總法律顧問制度試點工作的指導意見》（以下簡稱《指導意見》）,，對于在部分中央企業(yè)和部分國家重點企業(yè)中開展總法律顧問制度試點工作的具體實施作出了規(guī)定。

 

按照《指導意見》的規(guī)定,，企業(yè)總法律顧問應具備一定任職條件：第一,，在專業(yè)知識方面,，要求企業(yè)總法律顧問具有大學本科以上學歷，并經(jīng)過正規(guī)法律專業(yè)培訓,，具有較高的法律素質(zhì)和政策水平,。第二，在任職經(jīng)驗方面,，要求企業(yè)總法律顧問具有企業(yè)中層及以上管理崗位3年以上的任職經(jīng)驗,，熟悉企業(yè)經(jīng)營管理,，具有較強的組織協(xié)調(diào)能力,。第三，在專業(yè)資質(zhì)方面,，具有企業(yè)法律顧問執(zhí)業(yè)資格,，并擔任過企業(yè)法律事務部門負責人或者分管企業(yè)法律事務工作,。

 

同時，《指導意見》還規(guī)定企業(yè)總法律顧問負有以下職責：

 

1.協(xié)助企業(yè)負責人正確貫徹執(zhí)行國家法律法規(guī),，組織起草或負責審查本企業(yè)的重要規(guī)章制度,；

2.直接參與企業(yè)重大經(jīng)營決策,，依法提出法律意見；

3.在主持或參加企業(yè)重大經(jīng)濟活動中,，負責有關(guān)法律業(yè)務的處理工作,；

4.負責企業(yè)法律機構(gòu)的管理工作,，組織做好企業(yè)日常合同管理,、招投標、知識產(chǎn)權(quán)管理,、工商事務,、仲裁訴訟等方面的法律事務工作；

5.組織實施本企業(yè)法律顧問的培訓,、考核,，參與推薦下級單位法律事務機構(gòu)負責人,；

6.對本企業(yè)其他部門違反法律法規(guī)的行為提出糾正意見，負責或協(xié)助有關(guān)部門予以整改,。

 

在許多企業(yè)的實踐中有許多可供借鑒的寶貴經(jīng)驗,，根據(jù)對這些經(jīng)驗的總結(jié)，企業(yè)可以在如下幾個方面對總法律顧問的工作進行配合：首先,，企業(yè)應當將總法律顧問法律把關(guān)職權(quán)在規(guī)章制度和工作流程中予以明確規(guī)定,，為總法律顧問工作的開展提供制度保障。其次,，將總法律顧問參與企業(yè)經(jīng)營活動的形式細化為制度修編,、改制審批、項目審批,、資產(chǎn)處置,、合同審核等企業(yè)經(jīng)營管理的各個方面，將總法律顧問制度工作融入到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的每一個環(huán)節(jié)中,。最后，維護企業(yè)法律總顧問對決策事項發(fā)表獨立法律意見的權(quán)利,，同時讓企業(yè)總法律顧問的專業(yè)意見以更直觀的方式參與到企業(yè)的經(jīng)營決策過程中,，比如在企業(yè)重大經(jīng)營決策流程中專門增設(shè)總法律顧問意見欄。

 

二,、法務部門

 

法務部門是企業(yè)內(nèi)部的一個重要職能部門,，一般由具有專業(yè)法律知識的律師或法律專家組成，它肩負著確保公司守法經(jīng)營,，依法維護公司合法權(quán)益,，處理公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的各種法律問題的重大使命。

 

企業(yè)是現(xiàn)代市場經(jīng)濟活動中最活躍的經(jīng)濟主體,。為順應市場經(jīng)濟的發(fā)展和處理法律事務的需要，目前很多企業(yè)都成立了專門的法務部或者法律部,。規(guī)模較小的企業(yè)因法律事務較少,，往往是法務與人事或與行政部門合二為一，這樣更有利于節(jié)約成本以及人員安排,。大公司往往都有獨立的法務部,，便于專門處理法律事務。設(shè)立法務部門是確保企業(yè)依法決策的關(guān)鍵,，是理順企業(yè)內(nèi)部各項規(guī)章制度的根本保障,，是確保企業(yè)守法經(jīng)營的重要前提,，是維護企業(yè)合法權(quán)益的重要手段,。

 

法務部門的職能大體可分為兩大類：一類是對企業(yè)的管理職能,，體現(xiàn)在從正面意義上對企業(yè)的發(fā)展和管理方面；另一類是法律救濟職能,，體現(xiàn)在糾紛發(fā)生以后法務部門的協(xié)調(diào),、仲裁和訴訟方面,。

 

（一）法務部門的管理職能

 

法務部門的管理職能,，是指法務部門對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的風險管控,，在法律許可的范圍內(nèi)最大程度實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標和利益,，包括企業(yè)決策的合法性分析,、合同管理,、員工管理及培訓,，也包括合規(guī)性監(jiān)控，即監(jiān)督公司在反腐倡廉方面的問題，具體分述如下：

 

1.協(xié)助管理層依法決策,，為企業(yè)的長遠規(guī)劃保駕護航,。

 

法務部門的管理職能首先體現(xiàn)在,，積極協(xié)同企業(yè)管理層探討企業(yè)發(fā)展的前景與規(guī)劃，在法律法規(guī)許可的范圍內(nèi),，發(fā)揮團體的智慧，開放思想,，發(fā)散思維，對企業(yè)的可持續(xù)長遠發(fā)展提出建議,。

 

2.建立和完善企業(yè)內(nèi)部的各項規(guī)章制度,。

 

有秩序才能產(chǎn)出效益,，任何一個企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)都離不開具體的規(guī)章制度來約束。正是這樣一種約束,，才使得企業(yè)中的個人、不同部門乃至整個企業(yè)的運轉(zhuǎn)有條不紊,、秩序井然,。

 

現(xiàn)代社會是一個法治的社會,，對企業(yè)的各個部門,、每個員工的約束,，無論是指引還是處罰,，都應該建立在成文的規(guī)章制度基礎(chǔ)上，只有合理的,、合法的規(guī)章制度才能經(jīng)得起政府部門的監(jiān)督檢查,，才能經(jīng)得起時間的檢驗。因此,，企業(yè)法務部門的重要職能就是在合法的框架內(nèi),，逐步建立,、健全和完善企業(yè)的各項規(guī)章和管理制度。

 

3.參與合同談判,，妥善管理合同文件,。

 

為爭取和維護企業(yè)的合法權(quán)益,，法務部門應積極參與到公司各部門的談判中去，及時了解談判事項,、談判對方基本情況,、談判進程、談判雙方的分歧,，制定有利的談判方案,。必要時，法務部門應通過合法的途徑對談判相對方基本情況,、資信狀況等進行調(diào)查,，確保了解到對方的真實信息，化解可能存在的商業(yè)風險,，在法律許可范圍內(nèi)控制風險,，實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。

 

對于重大的談判,，法務部門應當主導確定談判方案,，并就談判有關(guān)事項與相關(guān)部門進行溝通，提前取得共識或確定一致的談判原則,，同時應對擬定的談判方案進行討論,，進行包括但不限于法律方面的可行性論證。必要時,，提請相關(guān)部門召開工作協(xié)調(diào)會,，對談判涉及的財務、工程等事項征求各個部門意見,，并最終確定談判的思路和策略,。

 

合同談判的成功并不意味著約定事宜已經(jīng)到此為止，還必須對雙方簽訂的合同,、備忘錄,、補充協(xié)議等予以妥善保管，并及時跟進了解合同的履行情況,，以便在雙方合作過程中出現(xiàn)糾紛時，可以就雙方爭議的事實進行驗證,。合同是規(guī)定雙方權(quán)利義務的最直接的書面材料,，是分清各方責任的重要根據(jù)。因此,，無論是合同評審還是合同的管理都應該謹慎對待,，將可能發(fā)生的商業(yè)風險降到最低。

 

4.開展法律知識的培訓,，增強各部門人員的法律意識,。

 

為增強各部門人員的法律意識,，有效防范法律風險，企業(yè)法務部門應積極組織對相關(guān)人員進行法律知識培訓,。法律培訓應結(jié)合業(yè)務工作實際,，進行案例風險分析和工作思路研討，解決業(yè)務工作中遇到的法律方面的重點,、疑點,、熱點、難點問題,；對新頒布或修訂的與業(yè)務工作有密切聯(lián)系的法律、法規(guī),、規(guī)章,、政策等，應及時組織相關(guān)人員集中學習,、培訓和探討,，做到對相關(guān)內(nèi)容了然于胸，防范可能發(fā)生的風險,。

 

5.解答法律咨詢,，為相關(guān)部門日常工作提供建議。

 

法律咨詢,，是指公司各部門或員工對日常工作中的法律事宜有疑問時向法務部門口頭或書面提出詢問,，法務部門及時以口頭或書面答復的活動。一般來說,，法律事務咨詢主要是業(yè)務部門主動向法務部門咨詢相關(guān)事宜,，同時法務部門也可以采取法律事務調(diào)查問卷、走訪面談等方式向各個業(yè)務部門了解他們所關(guān)心的法律事宜,，并集中予以解答,。

 

（二）法律救濟職能

 

企業(yè)法務部門的救濟職能是指，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中與其他民事主體或行政機關(guān)發(fā)生糾紛或訴訟時,，法務部門代表企業(yè)參與上述糾紛的調(diào)解,、仲裁或訴訟活動，并在這些活動中最大限度地維護企業(yè)的合法權(quán)益,。

 

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的糾紛一般有兩種：一種是非訴糾紛,，即以本企業(yè)為一方當事人，對已經(jīng)發(fā)生但尚未進入到訴訟程序的糾紛,，采取協(xié)商,、調(diào)解、仲裁,、復議等方式解決有關(guān)糾紛或爭議的法律事務活動,，簡稱非訴糾紛,。與之相對的稱為訴訟糾紛，是指以企業(yè)一方為一方當事人或作為第三人,，通過人民法院,，采用訴訟方式解決糾紛的法律事務活動。這些訴訟案件包括：民事訴訟案件（包括不服勞動仲裁裁決的訴訟）,、行政訴訟案件,、刑事及刑事附帶民事訴訟案件。

 

對于糾紛的處理,，法務部門應及時收集相關(guān)材料,，分析案情，厘清雙方的權(quán)利義務,，權(quán)衡利弊得失,，盡量采取協(xié)商處理方式，以降低糾紛的處理成本,。

《公司法務部的職能及制度建設(shè)》,。

 

三、企業(yè)內(nèi)部其他合同管理部門

 

企業(yè)的合同管理是一項具有全局性的工作,，需要動員企業(yè)中各個部門,、各個環(huán)節(jié)的力量保證合同管理的順利有效實施。除總法律顧問和法務部門這些專業(yè)處理企業(yè)法律事務的部門和人員外,，企業(yè)的負責人,、業(yè)務部門和財務部門等其他部門在合同管理中也發(fā)揮著不容忽視的作用。

 

（一）企業(yè)負責人

 

作為企業(yè)的負責人需要有較強的法律意識,，重視合同管理工作,。企業(yè)負責人對合同管理工作的重視能夠樹立其他部門的合法運營態(tài)度，增強企業(yè)對待風險的謹慎意識,。

 

（二）業(yè)務部門

 

由于法務部門僅對相關(guān)業(yè)務部門的工作提出指導意見和建議而并不直接經(jīng)手企業(yè)的業(yè)務,，具體事宜的最終落實還是由業(yè)務部門人員親自處理。因此,，業(yè)務部門不僅是合同的發(fā)起部門和具體承辦部門,，還是對最終決策的商業(yè)結(jié)果承擔責任的部門，在整個合同管理的過程中起著關(guān)鍵的決定性作用,。

 

具體而言,，業(yè)務部門在合同管理中負有如下職責：

 

1.負責根據(jù)談判內(nèi)容起草本部門業(yè)務范圍內(nèi)的合同；

2.負責對對方起草的合同以及營業(yè)執(zhí)照,、資質(zhì)證明等證明文件進行初步審查,；

3.負責推行合同的統(tǒng)一標準文本，合同正式簽訂后送法務部門備案,；

4.負責所簽合同的履行質(zhì)量,、進度等管理,，并按期向法務部門書面通報有關(guān)情況，發(fā)現(xiàn)問題及時向企業(yè)領(lǐng)導書面匯報,，并抄送法務部門,；

5.合同發(fā)生爭議時應當及時向企業(yè)領(lǐng)導書面匯報，并抄送法務部門,，積極參與爭議處理,，及時提供處理爭議的有關(guān)證據(jù)和依據(jù)；

6.協(xié)助法務部門,、財務部門進行市場調(diào)查和資信審查,；

7.貫徹落實《合同法》等有關(guān)法律法規(guī)和本企業(yè)內(nèi)部合同管理的各項規(guī)章制度。

 

（三）財務部門

 

許多企業(yè)的合同管理工作中,，財務部門參與的機會較少,，尤其是在前期的合同談判、簽訂以及后期的驗收結(jié)算過程中,，財務部門對于合同管理工作缺乏必要的主動參與意識,，往往把自己定位為會計核算人員,，而并不是合同的監(jiān)督管理人員,。長此以往，財務部門很難對合同進行科學的管理,。此外,，企業(yè)的合同承辦部門也沒有重視財務部門參與進來的必要性與重要性，一旦合同簽訂之后,，企業(yè)要面臨的風險將難以有效應對,。事實上，財務部門參與到合同管理中來,，能夠確保企業(yè)的經(jīng)濟合同符合國家財經(jīng)法規(guī)的要求,，為企業(yè)經(jīng)濟合同簽訂提供準確的經(jīng)濟信息，能夠確保企業(yè)經(jīng)濟合同的順利履行與結(jié)算等,。

 

總的來說,，財務部門在合同管理中的具體職能如下：

 

1.結(jié)合企業(yè)資金計劃、項目實施進度等確定合同價款收支時間進度,；

2.負責企業(yè)財務融資,、籌措資金，負責根據(jù)合同按時撥付和收取資金,；

3.未及時付款,、收款造成合同爭議時，應當及時向企業(yè)領(lǐng)導書面匯報,，并抄送法務部門,，積極參與爭議處理,，及時提供處理爭議的有關(guān)證據(jù)和依據(jù)；

4.協(xié)助法務部門,、業(yè)務部門進行市場調(diào)查,、價格調(diào)查和資信調(diào)查。

 

四,、外聘律師

 

從企業(yè)利益角度出發(fā),，外聘律師相較于企業(yè)內(nèi)部法律人員，有其獨特的優(yōu)勢,，可以在一定程度上彌補企業(yè)內(nèi)部法務人員的不足,。首先，外聘律師一般具有特定的從業(yè)經(jīng)歷和豐富的辦案經(jīng)驗,，熟悉法律事務的辦理流程,，能為企業(yè)提供快速化、專業(yè)化,、成熟化,、系統(tǒng)化的綜合法律服務，且外聘律師身后有強大的團隊,，遇到疑難問題更能集眾人之長,，群策群力。其次,，外聘律師與外部聯(lián)系緊密,，有不同群體、行業(yè)的客戶資源,，可以比較快捷方便地了解社會信息及資源,。再次，收費較內(nèi)部法務人員低,，并節(jié)省辦公資源,。最后，因為外聘律師的過失給企業(yè)造成損失,，律師事務所要承擔相關(guān)賠償責任,，而且外聘律師有執(zhí)業(yè)風險保險金，可以支付企業(yè)的賠償,，保護企業(yè)的利益,。

 

因此，外聘律師的選擇至關(guān)重要,。企業(yè)在選擇外聘律師時,，應當注意從如下幾個方面對其所在的律師事務所進行考察：

 

1.該所的經(jīng)營業(yè)績，包括辦理法律事務的情況；

2.該所的信譽度與聲望,，對客戶委托的項目是否盡心盡力,，有無被投訴的記錄，是否獲得有關(guān)部門誠信認證,；

3.該所律師的專業(yè)結(jié)構(gòu),，是否符合擬委托的法律事務的要求；

4.該所服務費標準,，收費是否合理,、公道等。

 

內(nèi)容節(jié)選自楊柳新書《企業(yè)法律風險防控之合同風險管理》