合同是企業(yè)經營活動的主要體現形式，也是現代經濟活動的重要依據,，合同的簽訂及管理對企業(yè)有著舉足輕重的作用,。然而，隨著市場經濟的發(fā)展,，企業(yè)合同的數量增加,，合同的形式和內容也逐漸復雜、多樣,，很多企業(yè)在合同管理過程中存在一定的問題與風險,。

 

合同管理的內容

 

合同貫穿企業(yè)的經營活動，管理不好合同就保障不了企業(yè)經營目標的落實和經濟利益的實現,。合同管理應該是全方位的,，具體應包括以下五個方面內容：

 

1、合同管理人員的培訓教育

 

合同管理人員業(yè)務素質的高低影響著合同管理的質量,，必須加強對合同管理人員的合同法律知識和簽約技巧等方面的培訓,。

 

2、履行監(jiān)督和結算管理

 

簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行,，防止違約行為的發(fā)生,。合同結算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內容，生產經營部門應同財務部門密切配合,，做好合同的結算管理,。

 

3、規(guī)章制度的建立

 

科學規(guī)范的合同管理必須有章可循,，要建立管理層次清楚,、職責明確、程序規(guī)范的合同管理制度,。

 

4,、合同的談判與簽訂

 

在合同談判前首先要對合同項目進行論證，調查了解對方當事人的資信,；仔細斟酌合同中關于標的數量與質量,、價款支付、違約等主要條款,；在合同簽訂過程中最好是經營人員和法律顧問人員同時參與,，確保避免合同漏洞,。

 

5、違約糾紛的處理

 

違約行為是一種違法行為,，要承擔支付違約金,、賠償損失或強制履行等法律后果。如有違約發(fā)生應及時采用協商,、仲裁或訴訟等方式,，積極維護企業(yè)的合法權益。

 

合同管理的體系

 

合同不僅僅是一份書面文本,，更是連接企業(yè)和市場的紐帶,。因此，企業(yè)需要建立一系列制度體系和機制保障,，促進合同管理的作用得到有效發(fā)揮,。

 

1、建立分級授權管理制度

 

企業(yè)應當根據經濟業(yè)務性質,、組織機構設置和管理層級安排,，建立合同分級管理制度。屬于上級管理權限的合同,，下級單位不得簽署,。對于重大投資類、融資類,、擔保類,、知識產權類、不動產類合同上級部門應加強管理,。下級單位認為確有需要簽署涉及上級管理權限的合同，應當提出申請,，并經上級合同管理機構批準后辦理,。上級單位應當加強對下級單位合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查,。

 

2,、實行統一歸口管理

 

企業(yè)可以根據實際情況指定法律部門等作為合同歸口管理部門，對合同實施統一規(guī)范管理,，具體負責制定合同管理制度,，審核合同條款的權利義務對等性，管理合同標準文本,，管理合同專用章,，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施,，促進合同的有效履行等,。

 

3,、明確職責分工

 

公司各業(yè)務部門作為合同的承辦部門負責在職責范圍內承辦相關合同，并履行合同調查,、談判,、訂立、履行和終結責任,。公司財會部門側重于履行對合同的財務監(jiān)督職責,。

 

4、健全考核與責任追究制度

 

企業(yè)應當健全合同管理考核與責任追究制度,，開展合同后評估,，對合同訂立、履行過程中出現的違法違規(guī)行為,，應當追究有關機構或人員的責任,。

 

合同管理中存在的風險

 

企業(yè)合同管理中存在的風險主要有以下幾個方面：

 

1、不簽訂正式的書面合同

 

在我國的經濟生活中,，書面合同是非常重要的,，它是當事人之間約定的重要憑據。但是,，有許多的企業(yè)對于合同的簽訂并沒有給予足夠的重視,，有的企業(yè)僅僅憑借對方的電話或是發(fā)貨清單就進行交易，這給合同的履行帶來了很大的隱患,。

 

2,、合同文本存在大量缺陷

 

一些企業(yè)由于合同管理整體水平不高，對合同內容的重視不夠,，自身沒有統一的合同范本,，因此在合同文本的選擇上多比較被動，在合同簽訂過程中,，習慣使用對方提供的合同文本,，在合同關鍵條款上處于弱勢一方，一旦出現合同糾紛,，很容易陷入被動的局面,。有些企業(yè)雖有合同文本，但其內容沒有經過專業(yè)人員審核,，關鍵條款缺失,，或表述不清，缺乏可操作性,，有的內容甚至存在重大誤解,，容易導致將來發(fā)生履行困難，責任難以界定的尷尬局面,。有的大型項目合同,，缺少招投標過程,，導致合同存在重大缺陷。

 

3,、對于合同履行情況的監(jiān)控不夠

 

在經濟不斷發(fā)展的形勢下,，合同已成為企業(yè)管理的必要手段。但是許多企業(yè)卻并沒有合同的監(jiān)管意識,，未建立相關的合同管理機構和制度,，無法很好地規(guī)范企業(yè)的簽約行為，也不能在企業(yè)履行合同的過程中起到很好的監(jiān)督作用,。

 

4,、缺少可行性分析

 

訂立合同前沒有對另一方的背景資料進行盡職調查或可行性分析。有的企業(yè)在簽訂合同前,，不注意了解合作他方的資格,、技術條件是否具備，是否有履約能力等等,，由于相關信息收集不夠,，最終導致合同目的不能實現。

 

5,、沒有統一的合同管理制度

 

企業(yè)合同管理制度是合同管理的關鍵,。構建合同管理體系，建立適合企業(yè)的合同管理制度是科學化合同管理的關鍵,。有些企業(yè)合同管理制度不完備,，缺乏合同風險控制能力，不具備應對合同糾紛和維權處理的能力,；有些企業(yè)雖然有合同管理制度,，但僅限于制度層面，不能靈活應用于實際的合同管理工作中,。

 

合同管理的風險防范

 

企業(yè)的經營狀況與合同的簽訂及管理有密切聯系,。因此，企業(yè)要注意加強合同管理及其風險防范,。

 

1、建立完善的合同管理機制

 

要想做好合同的管理工作,，有效地防范風險,，在合同的管理過程中，就必須要明確劃分各部門的責任,，督促各相關的業(yè)務部門落實自身工作,，通力合作，共同防范合同風險的發(fā)生,。一方面,，企業(yè)要建立完善的組織機構,，并配備具有專業(yè)知識的工作人員，使之承擔起合同管理的任務,，同時還要明確部門的具體職責,。另一方面，將企業(yè)的合同管理工作根據需要劃分到企業(yè)的各個業(yè)務部門,。在合同的簽訂,、履行的過程中，要組織各部門要各司其職,，積極參與,，建立企業(yè)各部門參與的合同風險防范機制。

 

企業(yè)所處的行業(yè)不同,，造成業(yè)務的內容也各不相同,，使得合同管理的方法也存在著很大的不同。首先是企業(yè)相關制度的建立,。各個企業(yè)要根據自身實際,，依照國家的《合同法》以及上級頒布制定的相關的合同管理制度，制定合適的企業(yè)合同管理機制,，明確相關的人員配置,、相關部門和人員的職責等。其次,，企業(yè)要加強對于合同用章的管理,。合同用章作為簽訂合同時的重要憑證，要加強保管,，做到專人保管,、專章專用，以有效避免合同用章的濫用所造成的合同風險,。最后,，要有企業(yè)對外簽訂合同的授權、審批制度,。對于企業(yè)對外簽訂合同的授權,、審批工作，要進行嚴格的規(guī)范授權審批行為,，防范可能發(fā)生的合同風險,。

 

2、制定合同格式文本

 

企業(yè)自己制定格式文本,，既能節(jié)省時間,，又能減少交易風險，避免日后可能會出現的爭議，即使出現爭議,，也可以掌握主動權,。此外，爭取合同的起草權,，也能夠在合同中充分考慮己方利益,，認真甄選對己方有利的措詞，更好地保護企業(yè)利益,。對于企業(yè)生產經營過程中的常用合同,，企業(yè)應制定標準的合同格式文本。對于其他合同,，一般應由合同業(yè)務部門起草,，企業(yè)法律部門再配合修改；重大合同最好由企業(yè)法律部門牽頭,，會同合同業(yè)務部門及其他相關職能部門共同起草,。

 

3、重視合同訂立和履行的監(jiān)督和管理

 

合同簽訂前,，首先要爭取合同文本的起草權,，合同文本起草完成后，須由合同歸口管理部門提交給企業(yè)法律顧問或專業(yè)律師,，法律顧問或律師對合同草案進行審查后,，提出修改意見并反饋給合同管理人員。合同管理人員應嚴格按照法律意見進行相應的修改,。尤其要注意的是,，對于格式文本合同，不能接受合同內容中有明顯傾向對方的條款,。對依法簽訂生效的合同,，合同執(zhí)行部門要嚴格根據合同條款履行合同，不得單方面擅自變更或修改,，凡經雙方同意的改動內容,，必須簽訂書面補充協議，作為合同附件進行管理,。合同管理部門應做好合同履行的檢查工作,，監(jiān)督合同履行情況，對不能夠按時完成的合同,，及時反饋給責任領導,，并要求立即采取補救措施，防止合同違約,。

 

4,、合同管理的后評估

 

合同作為企業(yè)承擔獨立民事責任、履行權利義務的重要依據,，是企業(yè)管理活動的重要痕跡,，也是企業(yè)風險管理的主要載體，為此,，合同管理內部控制指引強調企業(yè)應當建立合同管理的后評估制度,。企業(yè)應當建立合同履行情況評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估,，對分析評估中發(fā)現合同履行中存在的不足,，應當及時加以改進。

 

合同管理是企業(yè)經營管理中的一項重要工作,，直接關系到企業(yè)的發(fā)展和命運,。企業(yè)應建立完善的合同管理部門和管理體制，做好合同管理工作,，提高企業(yè)風險的防范能力,，從而讓企業(yè)在不斷發(fā)展的社會主義市場經濟中謀得一席之地。